XRechnung und ZUGFeRD aus Excel – eRechnung verstehen und einsetzen
Die elektronische Rechnung (eRechnung) ersetzt in Deutschland in mehreren Stufen die klassische Papier- oder PDF-Rechnung. Zwei Formate sind nach der europäischen Norm EN 16931 zulässig: XRechnung und ZUGFeRD. Dieser Ratgeber erklärt die Unterschiede, die rechtlichen Pflichten und den Weg zur eRechnung mit Microsoft Excel – neutral und ohne Produktwerbung.
Kurz gesagt: XRechnung ist das reine XML-Format, das Behörden erwarten. ZUGFeRD ist das hybride Format für den B2B-Verkehr: eine PDF mit eingebettetem XML. Die Empfangspflicht gilt für alle deutschen Unternehmen seit 1. Januar 2025, die Ausstellungspflicht im B2B gestaffelt ab 1. Januar 2027.
eRechnung – was heißt das genau?
Eine eRechnung, auch E-Rechnung oder elektronische Rechnung genannt, ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das von Buchhaltungssoftware ohne Umweg über die menschliche Augenprüfung direkt eingelesen und weiterverarbeitet werden kann. Technische Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Eine klassische PDF per E-Mail ist aus Sicht des Gesetzgebers keine eRechnung – sie ist ein Bild der Rechnung, nicht die Rechnung selbst.
Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten in genau definierten Feldern vorliegen: Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze, Zahlungsbedingungen, Verkäufer- und Käuferdaten. Diese Felder trägt eine Software in Sekunden in das eigene System. Papier, Fax und PDF führen dagegen zu Medienbrüchen, Abtippfehlern und Rückfragen – genau das soll die eRechnung beseitigen.
In Deutschland sind nach EN 16931 zwei Formate zulässig: die XRechnung als reines XML und das hybride ZUGFeRD. Beide erfüllen die rechtlichen Anforderungen. Der Unterschied liegt im Einsatzgebiet und in der Darstellung.
XRechnung: Das Format für öffentliche Auftraggeber
Die XRechnung ist der nationale Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Entwickelt und gepflegt wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) der Freien Hansestadt Bremen. Die aktuelle Version ist XRechnung 3.0, verbindlich seit dem 1. Februar 2024.
Technisch handelt es sich um eine reine XML-Datei – eine für Menschen ohne Viewer kaum lesbare, dafür für Maschinen eindeutige Darstellung aller Rechnungsinformationen. Die XRechnung kann in zwei Syntaxen vorliegen:
- UBL 2.1 (Universal Business Language) – bevorzugt von Bundesbehörden
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) – die zweite erlaubte Syntax
Pflichtfeld in jeder XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber ist die Leitweg-ID. Ohne diese Adresse geht die Rechnung nicht durch die zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE) oder der Länder (OZG-RE).
Für die Branche gilt: Alle Bauleistungen an öffentliche Auftraggeber sind XRechnung-pflichtig. Im Zusammenspiel mit GAEB X89 bzw. X89B wird die XRechnung zur rechnungsbegründenden Unterlage für die digitale Bauabrechnung.
ZUGFeRD: Das hybride Format für den Mittelstand
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Entwickelt wurde das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einem Zusammenschluss aus Spitzenverbänden der deutschen Wirtschaft, Behörden und Softwareherstellern. Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.x.
Besonderheit: ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es nutzt eine PDF/A-3-Datei, in die zusätzlich eine strukturierte XML-Datei nach UN/CEFACT CII eingebettet ist. Konkret heißt das: Der Empfänger sieht eine ganz normale Rechnung als PDF – seine Buchhaltungssoftware liest die Rechnungsdaten gleichzeitig automatisch aus dem eingebetteten XML.
Für den B2B-Verkehr ist ZUGFeRD oft praktischer als XRechnung:
- Eine Datei, zwei Nutzungen – lesbar wie eine PDF, maschinenlesbar wie XML.
- Keine Leitweg-ID erforderlich.
- Vertraute Optik für den Rechnungsempfänger.
- Automatische Verbuchung in gängigen Programmen wie DATEV, lexoffice, sevDesk, Buhl Unternehmer, Papierkram.
- Erfüllt die eRechnungspflicht nach EN 16931.
Technisch wichtig: In eine ZUGFeRD-Datei lassen sich keine zusätzlichen Datei-Anlagen einbetten. Die PDF/A-3 enthält genau eine Rechnung – sichtbar als PDF-Seite, maschinenlesbar als eingebettetes XML. Werden rechnungsbegründende Unterlagen (Aufmaß, Stundenzettel, Lieferscheine) als separate Dateien benötigt, ist die XRechnung der passendere Weg.
XRechnung oder ZUGFeRD? Der direkte Vergleich
Die Entscheidung hängt vom Empfänger ab, nicht vom Absender. Beide Formate erfüllen die eRechnungspflicht – die Praxis ist allerdings sehr unterschiedlich.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | XML (reine Datenstruktur) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar? | Nur mit Viewer | Ja, als normale PDF |
| Für Maschinen lesbar? | Ja (strukturiertes XML) | Ja (eingebettetes XML) |
| Syntax / Standard | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Leitweg-ID nötig? | Ja (bei Behörden) | In der Regel nein |
| Datei-Anlagen möglich? | Ja (eingebettet) | Nein |
| Primäre Zielgruppe | Öffentliche Auftraggeber (B2G) | Unternehmen (B2B) |
| Entwickelt von | KoSIT | FeRD |
| Aktuelle Version | XRechnung 3.0 | ZUGFeRD 2.x |
Rechtliche Pflicht: Wer muss ab wann?
Die Einführung erfolgt in Deutschland stufenweise. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz in Verbindung mit dem E-Rechnungsgesetz und der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Zwei Dinge sind oft unklar: Die Empfangspflicht gilt bereits heute (seit 1.1.2025). Das heißt: Jedes Unternehmen muss eingehende eRechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Dafür reicht ein kostenloser Viewer, eine eigene Softwareinstallation ist nicht nötig. Die Ausstellungspflicht dagegen betrifft das aktive Erzeugen und Versenden. Hier gilt die Staffelung oben.
Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiter als PDF per E-Mail gestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 gilt die neue Pflicht – wer dann keine eRechnung ausstellt, obwohl er verpflichtet wäre, läuft Gefahr, dass der Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger versagt wird.
Welches Format wählen Sie?
Die Entscheidung richtet sich nach dem Rechnungsempfänger. Diese Faustregel hilft:
Entscheidungshilfe:
- Rechnung an eine Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörde: XRechnung mit Leitweg-ID.
- Rechnung an einen Konzern mit SAP, Oracle, DATEV: Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD werden verarbeitet – vorab klären, was gewünscht ist.
- Rechnung an einen Mittelständler oder Handwerksbetrieb: ZUGFeRD ist pragmatisch, weil die Rechnung lesbar bleibt.
- Rechnung mit rechnungsbegründenden Anlagen (Aufmaß, Stundenzettel): XRechnung, weil nur sie Anlagen einbetten kann.
- Rechnung an einen Verbraucher (B2C): keine eRechnungspflicht – eine PDF reicht.
Im Zweifel fragen Sie beim Empfänger nach: Die meisten großen Rechnungsempfänger haben eine klare Vorgabe, in welchem Format sie eingehende Rechnungen erwarten.
Die Leitweg-ID verstehen
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Adresse, mit der eine XRechnung an die richtige Stelle einer Behörde weitergeleitet wird. Sie wirkt wie ein elektronisches Postfach – ähnlich einer E-Mail-Adresse, aber speziell für Rechnungen innerhalb der zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE) und der Länder (OZG-RE).
Vergeben wird die Leitweg-ID vom öffentlichen Auftraggeber. Sie steht meist in den Vergabe- oder Auftragsunterlagen und ist bei jeder Rechnung an Bund und Länder Pflichtfeld. Ohne gültige Leitweg-ID wird die XRechnung über die zentralen Plattformen nicht zugestellt.
Aufbau der Leitweg-ID: Sie besteht aus einem Grob- und einem Feinadressierungsteil, getrennt durch Bindestriche – zum Beispiel 991-33333TEST-33. Der erste Block kennzeichnet die Behörde grob, der zweite den konkreten Rechnungseingang.
Für ZUGFeRD-Rechnungen im B2B-Bereich wird die Leitweg-ID in der Regel nicht benötigt – dort reicht die normale Rechnungsanschrift.
Technische Grundlagen: EN 16931, UBL, CII, PDF/A-3
Die beiden eRechnungs-Formate stehen auf einem gemeinsamen europäischen Fundament. Drei Begriffe tauchen immer wieder auf:
EN 16931 ist die europäische Norm für die semantische Datenstruktur elektronischer Rechnungen. Sie legt fest, welche Felder eine eRechnung enthalten muss (Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuern) und wie diese Felder benannt und formatiert werden. XRechnung und ZUGFeRD sind beide konform zu EN 16931.
UBL 2.1 (Universal Business Language) ist eine XML-Syntax für Geschäftsdokumente, standardisiert von OASIS. Sie wird international im elektronischen Geschäftsverkehr eingesetzt – etwa in den skandinavischen Ländern und zunehmend in Südeuropa. XRechnung in UBL 2.1 wird von deutschen Bundesbehörden bevorzugt.
UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) ist die zweite erlaubte XML-Syntax für die XRechnung und zugleich die Grundlage des eingebetteten XML in ZUGFeRD. Entwickelt von der United Nations Economic Commission for Europe (UNECE).
PDF/A-3 ist eine Weiterentwicklung des PDF/A-Standards zur Langzeitarchivierung und erlaubt das Einbetten beliebiger Datei-Anhänge in ein PDF. Genau diese Eigenschaft nutzt ZUGFeRD, um das maschinenlesbare CII-XML in die sichtbare PDF-Rechnung einzubetten.
GoBD: eRechnungen rechtssicher archivieren
Mit der eRechnungspflicht ändert sich auch die Archivierung. Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssen eRechnungen über mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden – und zwar so, wie sie empfangen wurden: in ihrem originalen elektronischen Format.
Konkret heißt das:
- Unveränderbarkeit: Nach dem Versand oder Empfang darf die Datei nicht mehr verändert werden. Eine Konvertierung in ein anderes Format erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die XML-Daten müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum durch Software ausgewertet werden können – nicht nur als Bild angezeigt.
- Jederzeit zugänglich: Die Finanzverwaltung muss im Rahmen einer Prüfung auf die Rechnungen zugreifen können.
- Versionierung: Werden Änderungen am Belegstatus (Freigabe, Zahlung) nötig, dokumentiert ein revisionssicheres Archivsystem die Versionen nachvollziehbar.
Eine einfache Ablage im Dateisystem oder Mailpostfach erfüllt die GoBD nicht. Geeignet sind zertifizierte DMS-Lösungen (Dokumenten-Management-Systeme) oder Buchhaltungssysteme mit integriertem revisionssicherem Archiv.
eRechnung prüfen: Validatoren im Überblick
Vor dem Versand sollte eine eRechnung auf Konformität zur EN 16931 und zum deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specification) geprüft werden. Dafür stehen mehrere kostenlose Validatoren bereit:
- E-Rechnungs-Validator Baden-Württemberg – der E-Rechnungs-Validator auf dem Serviceportal des Landes Baden-Württemberg prüft XRechnung und ZUGFeRD.
- KoSIT-Validator – die Koordinierungsstelle für IT-Standards stellt den offiziellen Validator als lokal ausführbares Werkzeug bereit, inklusive der Schematron-Regeln.
- FeRD-Validator für ZUGFeRD – auf der Website des Forums elektronische Rechnung Deutschland gibt es Prüfwerkzeuge speziell für ZUGFeRD.
Die Prüfung ist technisch, nicht inhaltlich. Ein Validator meldet, ob die Datei den Formatregeln entspricht – nicht, ob die Rechnung sachlich korrekt ist. Rechenfehler, falsche Steuersätze oder vergessene Nachlässe erkennt kein Validator.
Weg zur eRechnung aus Microsoft Excel
Für kleine und mittlere Betriebe stellt sich die Frage: Braucht man wirklich eine große Rechnungssoftware oder ein Cloud-Abo, um eRechnungen zu stellen? Für die meisten Fälle reicht Microsoft Excel mit einer darauf aufsetzenden Vorlage, die den Export in XRechnung oder ZUGFeRD übernimmt.
Der prinzipielle Ablauf ist bei allen Excel-Lösungen ähnlich:
- Stammdaten einmal erfassen – Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung.
- Rechnungsdaten eintragen – Empfänger, Positionen mit Menge, Einheit, Preis, Steuersatz.
- Leitweg-ID ergänzen, wenn die Rechnung an eine Behörde geht.
- Format wählen – XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 mit XML).
- Export per Makro – die Vorlage erzeugt die konforme eRechnungs-Datei.
- Validator-Check vor dem Versand (optional, aber empfohlen).
- GoBD-konforme Archivierung – die Datei im Originalformat 10 Jahre aufbewahren.
Voraussetzungen für diesen Weg:
- Microsoft Excel ab Version 2019 für Windows
- VBA-Makros müssen in Excel aktiviert sein
- OpenOffice und LibreOffice funktionieren mit den gängigen Vorlagen in der Regel nicht
Die Lösung über Excel passt besonders für Betriebe, die bereits mit Excel kalkulieren und keinen laufenden Rechnungslauf mit hunderten Rechnungen pro Monat haben. Für Mehrfach-Mehrwertsteuersätze auf einer Rechnung oder sehr komplexe Positionsstrukturen stößt der Excel-Weg allerdings an Grenzen – dann ist eine klassische Rechnungssoftware passender.
Häufig gestellte Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung ab 2027 noch?
Nein – nicht im B2B-Verkehr, wenn der Rechnungsaussteller unter die Pflicht fällt (ab 2027 mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 alle). Eine PDF ist aus Sicht des Gesetzes keine eRechnung. Ausnahme bleibt der Verkauf an Verbraucher (B2C) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Darf ich XRechnung und ZUGFeRD parallel einsetzen?
Ja. Es ist üblich, Rechnungen an Behörden als XRechnung und Rechnungen an Firmenkunden als ZUGFeRD zu erstellen. Beide Formate sind nach EN 16931 gleichwertig anerkannt.
Was passiert, wenn ich noch keine eRechnung ausstellen kann?
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiter als PDF gestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 drohen bei Verstoß gegen die Pflicht Konsequenzen beim Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers – und damit Diskussionen mit dem Kunden.
Benötige ich für jedes Format eine eigene Software?
Nein. Es gibt Lösungen – etwa Excel-Vorlagen mit VBA-Makro –, die aus denselben Rechnungsdaten wahlweise XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Die Entscheidung fällt beim Export.
Kann ich eine eRechnung nachträglich korrigieren?
Nein. Nach dem Versand gilt die Rechnung als ausgestellt und darf nicht mehr verändert werden. Eine Korrektur erfolgt über eine Stornorechnung (Invoice Type Code 381) und eine neue, korrigierte Rechnung – wie beim klassischen Papiergeschäft.
Was ist mit Rechnungen an Auftraggeber im EU-Ausland?
Grenzüberschreitend gilt die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Die XRechnung wird in Deutschland verwendet, in anderen EU-Staaten gibt es nationale Umsetzungen (z. B. Peppol BIS Billing 3.0, FatturaPA in Italien). Für internationale B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD oft die pragmatische Wahl, weil die PDF universell lesbar bleibt.
Wo bekomme ich eine Leitweg-ID?
Immer vom Rechnungsempfänger. Bei Bundesbehörden steht sie meist in den Vergabe- oder Auftragsunterlagen. Bei Landes- und Kommunalbehörden fragen Sie direkt beim Empfänger nach – sie ist Voraussetzung für die Zustellung über ZRE und OZG-RE.
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Praktische Umsetzung: Eine fertige Excel-Lösung, die sowohl XRechnung 3.0 (UBL 2.1) als auch ZUGFeRD (PDF/A-3) direkt aus Microsoft Excel erzeugt, ist die Excel Vorlage eRechnung. Einmalkauf, ohne Cloud und ohne Abo.