Aufmaß im Bau – Grundlagen, digitale Formate & Abrechnung

Sie haben Ihre Bauleistung erbracht und stehen jetzt vor dem Aufmaß? Willkommen im Herzstück der Bauabrechnung. In diesem Ratgeber erklären wir aus über 30 Jahren Praxis mit Baubetrieben, was ein Aufmaß wirklich ist, warum die Formate DA11 und X31 immer wieder auftauchen und wie Sie beides mit einer Excel-Tabelle und der passenden GAEB-Software an den Auftraggeber übergeben.

Was ist ein Aufmaß im Bau?

Ein Aufmaß ist immer die Abrechnungsgrundlage nach erbrachter Leistung. Sie dokumentieren damit, was Sie gebaut oder geliefert haben, und Sie weisen mit Ansätzen und Formeln nach, wie sich die Mengen für die Abrechnung zusammensetzen. Ein Beispiel aus dem Alltag: Sie haben in einem Wohnhaus die Innenwände verputzt. Statt eine Gesamtsumme zu behaupten, notieren Sie pro Raum die Wände in der Form Länge mal Höhe, ziehen die Fensteröffnungen ab, und der Auftraggeber kann jede Position mit dem Bautagebuch abgleichen und in seiner AVA-Software prüfen.

Damit das alles reibungslos funktioniert, gehören ein paar Kernangaben in jedes Aufmaß: die Position aus dem Leistungsverzeichnis (mit ihrer OZ), die Einheit (m, m², m³, Stück), die Rechenansätze mit Formeln und die daraus berechneten Ergebnismengen. Optional kommen der Bauabschnitt, die Aufmaßblatt-Nummer und Erläuterungen dazu – besonders wenn Nachträge oder Sonderleistungen mitrechnen sollen.

Aufmaß, Rechnung, Angebot: was ist eigentlich was?

Die drei Dokumente (oder besser Themen) werden oft in einem Atemzug genannt, gehören aber in verschiedene Phasen des Projektes. Vor Baubeginn schreiben Sie ein Angebot auf Basis des vom Auftraggeber übermittelten Leistungsverzeichnisses. Darin steht: „So viel kostet der Quadratmeter Putz." Nach der Putz aufgebracht wurde erstellen Sie das Aufmaß und dokumentieren: „So viele Quadratmeter Putz habe ich tatsächlich in den Räumen aufgetragen." Erst wenn beides zusammenkommt, entsteht die Rechnung: Einheitspreis mal geprüfte Menge ergibt den Rechnungsbetrag.

Wenn das Aufmaß fehlt oder unvollständig ist, dauert es mit der Bezahlung. Bei öffentlichen Auftraggebern haben wir Fälle gesehen, in denen Rechnungen wochenlang liegenblieben, weil eine Position fehlerhaft aufgemessen oder nicht richtig dokumentiert waren. Deshalb lohnt sich der Aufwand, das Aufmaß von Anfang an strukturiert zu führen.

Wer macht das Aufmaß? Papier oder digital?

Ein Aufmaß erstellt immer der Auftragnehmer, also der Betrieb, der die Leistung erbracht hat. Ganz früher auf einem Aufmaßblock, heute in einer Excel-Tabelle, einer AVA-Software oder einfach mit Excel und GAEB-Online 2025. Öffentliche Ausschreibungen fordern seit Jahren digitale Aufmaße nach REB 23.003 – als DA11- oder X31-Dateien. Auch viele private Bauherren mit größerem Volumen setzen inzwischen auf digitale Formate, weil ihre AVA-Software sonst die Aufmaße nicht direkt einlesen kann und sie ohne eine passende Datei vom Auftragnehmer unnötige Mehrarbeit haben.

REB 23.003: das Regelwerk hinter dem digitalen Aufmaß

Die Regelungen für die elektronische Bauabrechnung (REB) sind ein einheitliches Regelwerk, ursprünglich vom Bundesbauministerium erarbeitet. Die Ausgabe 23.003 beschreibt speziell den Aufmaß-Datenaustausch. Ziel des Ganzen: alle Beteiligten sollen mit demselben Datenmodell arbeiten, damit die Prüfsoftware auf Auftraggeber-Seite die Mengen automatisch nachrechnen kann.

Konkret regelt REB 23.003 den Aufbau der Datenfelder (Position, Aufmaßblatt, Ansatz, Ergebnismenge) sowie die Syntax der Formeln. Wir arbeiten seit den 1990ern mit dem Standard und sagen ehrlich: die Regelung ist trocken formuliert, aber technisch überschaubar. Sobald Ihre Software das Format sauber schreibt, müssen Sie sich um die REB-Spezifikation praktisch nicht mehr kümmern.

Formate im Überblick: DA11 und X31

Zwei Formate transportieren Aufmaßdaten nach REB 23.003. Inhaltlich sind sie fast identisch (immer Rechenansätze), technisch aber grundverschieden:

Welches Format Sie brauchen, sagt Ihnen die Ausschreibung oder der Auftraggeber. Wenn Sie die Wahl haben, empfehlen wir das Format GAEB-X31. Wenn Sie noch mit älterer Prüfsoftware auf der Gegenseite zu tun haben, bleibt die DA11-Datei aber ein sinnvoller Kompromiss. Details in unseren Vertiefungs-Ratgebern DA11 erklärt und GAEB X31 erklärt.

Wer erstellt und wer bekommt das Aufmaß?

Der Auftragnehmer – also Ihr Betrieb – erstellt das Aufmaß auf Basis der tatsächlichen Leistung. Länge, Fläche, Rauminhalt oder Stückzahl mit den zugehörigen Formeln. Der Auftraggeber (Bauherr, Architekturbüro, öffentliches Bauamt) importiert das Aufmaß in seine Prüfsoftware, sichtet Ergebnismengen und Ansätze, gibt frei oder kürzt strittige Positionen. Bei größeren öffentlichen Aufträgen kommt zusätzlich ein externer Prüfer ins Spiel, der beispielsweise für Rechnungshof oder Fördermittelgeber kontrolliert, ob die abgerechneten Mengen mit dem Vertrag übereinstimmen. Genau dieser Prüfer braucht ein maschinenlesbares Format – PDF oder Excel-Tabellen sind für ihn Zusatzarbeit.

Aufmaß in Excel erfassen: warum es (fast) alle so machen

Excel ist im Bauhandwerk und in mittelständischen Baufirmen mit Abstand das häufigste Aufmaßwerkzeug. Der Grund ist ganz banal: jeder hat es, jeder kennt es, Formeln lassen sich flexibel schreiben. Der Haken: Excel kennt weder REB 23.003 noch DA11 oder X31. Sie können also fleißig aufmessen, aber der Auftraggeber kann Ihre Tabelle nicht einlesen.

Genau für diese Lücke haben wir die Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" für GAEB-Online 2025 gebaut: ein Zusatz für GAEB-Online 2025, der aus Ihrer Excel-Datei eine regelkonforme DA11- oder X31-Datei erzeugt. Sie arbeiten weiter wie gewohnt in Excel – Positionen, Ansätze, Formeln – und drücken am Ende auf Export. Was rauskommt, kann jeder Prüfer und jede AVA-Software auf Auftraggeber-Seite direkt einlesen. Wenn Sie das Prinzip einmal live sehen wollen: es gibt eine 7-Tage-Demoversion (siehe unten).

Vom Aufmaß zur Rechnung, und weiter zur XRechnung

Das Aufmaß ist der Beleg. Die Rechnung baut immer auf dem Aufmaß auf. Für Bauleistungen an öffentliche Auftraggeber muss die Rechnung oft als XRechnung 3.0 (EN 16931) übermittelt werden – sonst nimmt der Empfänger sie schlicht nicht an. Zusammen ergibt sich ein durchgängiger Ablauf:

Sie erfassen die Mengen und Ansätze in einer Excel-Vorlage, exportieren daraus eine DA11- oder X31-Datei, senden diese Datei an den Auftraggeber und warten die Prüfung ab. Sobald die Mengen freigegeben sind, generieren Sie aus denselben Excel-Daten eine XRechnung 3.0. Die Preise stehen im Angebot, die Mengen kommen aus dem vom Auftraggeber geprüften Aufmaß – und Sie müssen nichts doppelt eintippen.

Das Auftrags-LV als DA86

In der Regel basiert ein Aufmaß auf der Austauschphase GAEB DA86, dem sogenannten Auftrags-LV oder auch DA86-Datei genannt. Diese Datei enthält die vertraglich vereinbarten Leistungen und ausgeschrieben LV-Mengen. Viele Auftraggeber versuchen diese Arbeit immer wieder an Ihre Auftragnehmer abzuwälzen. Das Auftrags-LV muss der Auftraggeber aus seiner AVA-Software erstellen und dies ist nicht die Sache des Auftragnehmers.

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Fünf Aufmaß-Fehler, die wir immer wieder mitbekommen

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Häufige Fragen zum Aufmaß

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Fazit

Ein sauberes Aufmaß ist keine unnötige Bürokratie oder Arbeitsbeschaffung, sondern gegründet Ihren Zahlungsanspruch in einer strukturierten und für den Auftraggeber einfach lesbaren Form. Wer die Dateiformate DA11 und GAEB-X31 einmal verstanden hat, spart sich unnötige Diskussionen mit Prüfern und hat damit in der Regel immer kürzere Zahlungsziele. Wir haben die Erweiterung Excel-Aufmaß-XRechnung entwickelt, weil viele unserer Kunden nicht auf Excel verzichten wollen und Excel selbst nichts vom GAEB-Regelwerk weiß. Mit der Kombination aus GAEB-Online 2025 und Excel-Aufmaß decken Sie den kompletten Weg ab: Ansätze in Excel, Export nach DA11 oder X31, spätere XRechnung 3.0 aus derselben Grundlage.

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