XRechnung 3.0 erstellen – Excel-Vorlage für die E-Rechnungspflicht 2025
Erstellen Sie elektronische Rechnungen im Format XRechnung 3.0 (UBL 2.1) direkt aus Microsoft Excel – mit Leitweg-ID, automatisch erzeugter PDF-Anlage und ohne weitere Software. Funktioniert unabhängig von GAEB-Online 2025 und erfüllt die E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025.
- XRechnung 3.0 (UBL 2.1)
- Einmalkauf, kein Abo
- Direkt aus Excel
- Keine GAEB-Software nötig
- PDF automatisch eingebettet
E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025 – was bedeutet das?
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz in Verbindung mit dem E-Rechnungsgesetz und der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Die Verpflichtung gilt damit nicht nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G), sondern auch für den geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen (B2B-E-Rechnungspflicht).
Wichtig: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 erzeugt werden – konkret etwa als XRechnung (UBL 2.1) oder als ZUGFeRD-Hybrid (PDF mit eingebettetem XML).
Wer ist betroffen?
- Empfangen müssen: alle Unternehmen in Deutschland – ab sofort, ohne Übergangsfrist.
- Senden müssen: Lieferanten der öffentlichen Hand (B2G) seit 27.11.2020; im B2B-Bereich gestaffelt mit Übergangsfristen, ab spätestens 1. Januar 2028 ohne Ausnahmen.
- Wer profitiert sofort: Handwerker, Architekten, Planer, Bauunternehmen, Dienstleister, Selbstständige – alle die heute Rechnungen schreiben.
Die Excel-Vorlage für XRechnung ist die einfachste Lösung, um dieser Pflicht nachzukommen: Sie erstellt eine vollwertige XRechnung 3.0 (UBL 2.1) direkt aus Microsoft Excel – ohne zusätzliche Software, ohne Cloud, ohne Abo.
E-Rechnung aus Excel – Ihre Vorteile auf einen Blick
Erzeugt XRechnung 3.0 im Format UBL 2.1 – das von Bundesbehörden bevorzugte Format.
Funktioniert vollständig unabhängig von GAEB-Online 2025 – nur Excel erforderlich.
Die rechnungsbegründende Unterlage wird automatisch als PDF erzeugt und in die XRechnung eingebettet.
So erstellen Sie eine XRechnung in 4 Schritten
Vorlage in Microsoft Excel öffnen (.xlsm mit aktivierten VBA-Makros).
Stammdaten, Empfänger, Artikel und Beträge eintragen – wie eine gewohnte Excel-Rechnung.
Leitweg-ID vom Empfänger einfügen (bei B2G), oder Standardadresse bei B2B.
Per Knopfdruck als XRechnung 3.0 (UBL 2.1) speichern – PDF wird automatisch eingebettet.
Eine XRechnung direkt aus Excel
Mit unserer Excel Vorlage für eine XRechnung können Sie in Excel eine Rechnung als XRechnung 3.0 (im Format UBL 2.1) erzeugen und an den Empfänger übermitteln. UBL steht für Universal Business Language – ein strukturiertes Datenformat in XML, das als internationaler Standard im elektronischen Geschäftsbetrieb dient.
Durch unsere Lösung wird die Rechnung eigenständig als rechnungsbegründende Unterlage (RBU) in Form einer PDF-Datei generiert und in die XRechnung integriert. Die so erstellten Rechnungen sind sowohl maschinell (im UBL-XML-Format) als auch manuell (im PDF-Format) zugänglich. Es besteht außerdem die Möglichkeit, Datei-Anlagen direkt in die XML-Datei der XRechnung zu integrieren.
Um eine XRechnung erfolgreich übermitteln zu können, benötigen Sie die Leitweg-ID des Empfängers – eine eindeutige Adresse, mit der die Rechnung an die richtige Stelle weitergeleitet wird.
Was ist die Excel Vorlage?
Excel Vorlage für eine XRechnung ist eine Rechnungsvorlage für Microsoft Excel im Format *.xlsm. Sie ist die ideale Lösung für alle, die eine einfache und kostengünstige Möglichkeit suchen, XRechnungen zu erstellen.
Sie brauchen dazu kein GAEB-Online 2025!
Bitte beachten Sie: Die Excel Vorlage für eine XRechnung ist nicht für die Erfassung von Aufmaßen oder die Erzeugung von DA11- oder GAEB X31-Dateien geeignet und hat keine Anbindung an ein GAEB-LV. Wenn Sie diese Anforderungen haben, nutzen Sie bitte das Produkt Excel-Aufmaß XRechnung.
Wie nutze ich die Excel Vorlage?
Mit nur einem Klick können Sie eine einfache Rechnung erstellen, indem Sie die Artikel in die vorgefertigte Excel-Vorlage eingeben. Die Summe der Artikel wird automatisch berechnet und in das Rechnungsformular übertragen. Ergänzen Sie dann Ihre Stammdaten und die Daten des Rechnungsempfängers, um eine vollständige XRechnung zu erstellen.
Für wen ist die Excel-Vorlage geeignet?
Die Excel-Vorlage für XRechnung richtet sich an alle Unternehmen, die Rechnungen schreiben – ohne komplexe Software, ohne Cloud-Anbindung, ohne Abo. Besonders praktisch für:
XRechnung und GoBD?
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) legen fest, dass E-Rechnungen in einer unveränderlichen Form gespeichert werden müssen. Die E-Rechnungen müssen für den festgelegten Zeitraum (mindestens 10 Jahre) zugänglich und lesbar bleiben. Zur einfachen und kostengünstigen Speicherung können Sie neben einem DMS Ihrer Wahl beispielsweise das Produkt Teamdrive verwenden.
Testversion
Sie haben die Möglichkeit, die Excel Vorlage für eine XRechnung auszuprobieren. Beachten Sie jedoch, dass die Testversion nicht zur Erstellung vollständiger XRechnungen geeignet ist.
Testversion als ZIP-Archiv herunterladen
Systemvoraussetzungen
Auf Ihrem PC müssen VBA-Makros in Excel ausgeführt werden dürfen. Die Excel Vorlage für eine XRechnung kann nicht mit OpenOffice® oder LibreOffice® betrieben werden. Lesen Sie hierzu in der Hilfe den Abschnitt Makros aktivieren.
Bitte beachten Sie:
- Für die Nutzung der Vorlage ist kein GAEB-Online 2025 notwendig – sie funktioniert unabhängig.
- Die Vorlage verarbeitet nur einen einheitlichen Mehrwertsteuersatz.
- Artikel werden gebündelt in einem Anhang aufgeführt, nicht einzeln in der XML-Datei.
- Die Vorlage erzeugt nur das Format XRechnung – kein ZUGFeRD.
Preise
120,– EUR
zzgl. MwSt. · je Arbeitsplatz · Einmalkauf
Dieses Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Alle angegebenen Preise verstehen sich als Netto-Preise, zuzüglich der derzeit gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Hinweis: Da wir als Hersteller nicht vorhersagen können, welche Änderungen am Format der XRechnung in der Zukunft erfolgen könnten, sind in diesem Preis keine kostenlosen Updates für mögliche Anpassungen enthalten.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ebenso wie für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Für das Senden von E-Rechnungen gilt im B2B-Bereich eine gestaffelte Übergangsfrist bis spätestens 1. Januar 2028; an Bundesbehörden besteht die Pflicht bereits seit 27. November 2020. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz in Verbindung mit dem E-Rechnungsgesetz und der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format (UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII), das ausschließlich maschinenlesbar ist und von Bundesbehörden bevorzugt wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML – sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar. Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht. Diese Excel-Vorlage erzeugt ausschließlich XRechnung 3.0 (UBL 2.1), kein ZUGFeRD.
Was ist die Excel Vorlage für eine XRechnung?
Eine Excel-Rechnungsvorlage (*.xlsm), mit der Sie direkt in Microsoft Excel eine Rechnung als XRechnung 3.0 (UBL 2.1) erstellen und versenden können. Eine PDF-Datei als rechnungsbegründende Unterlage wird automatisch erzeugt und eingebettet.
Brauche ich GAEB-Online 2025 für die Excel XRechnung-Vorlage?
Nein. Die Vorlage funktioniert vollständig unabhängig von GAEB-Online 2025. Sie benötigen lediglich eine aktuelle Version von Microsoft Excel mit aktivierten VBA-Makros.
In welchem Format wird die XRechnung erzeugt?
Die Vorlage erzeugt XRechnung 3.0 im Format UBL 2.1 – das von den Bundesbehörden bevorzugte Format. Es kann kein ZUGFeRD-Format erzeugt werden.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Adresse, mit der die XRechnung an die richtige Stelle des Empfängers weitergeleitet wird. Sie erhalten sie vom öffentlichen Auftraggeber.
Gibt es Einschränkungen bei der Vorlage?
Ja: Nur ein einheitlicher Mehrwertsteuersatz je Rechnung; Artikel gebündelt im Anhang; kein ZUGFeRD; nicht kompatibel mit OpenOffice oder LibreOffice.
Gibt es eine Testversion?
Ja – als ZIP-Archiv kostenlos herunterzuladen. Die Testversion ist nicht zur Erstellung vollständiger XRechnungen geeignet.
Was kostet die Excel Vorlage?
120,– EUR zzgl. MwSt. je Arbeitsplatz. Einmalkauf – Updates für zukünftige XRechnung-Formatänderungen sind nicht inklusive.
Brauche ich die Vorlage als Empfänger oder nur als Sender?
Die Excel-Vorlage dient ausschließlich dem Erstellen (Senden) von XRechnungen. Zum Empfangen von XRechnungen benötigen Sie sie nicht – Sie können eingehende XRechnungen mit kostenlosen Viewern (z. B. dem Bundesverwaltungsamt-Viewer oder Drittanbieter-Tools) anzeigen lassen. Die Pflicht zum Empfangen seit 1. Januar 2025 ist also bereits mit einem Viewer erfüllt.
Können mehrere Mehrwertsteuersätze in einer Rechnung verwendet werden?
Nein. Die Vorlage verarbeitet nur einen einheitlichen Mehrwertsteuersatz pro Rechnung (z. B. 19 % oder 7 %). Wenn Sie regelmäßig Rechnungen mit gemischten Steuersätzen stellen müssen, ist die Vorlage nicht geeignet.
Wo bekomme ich Leitweg-IDs für meine Empfänger?
Die Leitweg-ID erhalten Sie vom Rechnungsempfänger. Bei Bundesbehörden steht sie meist in den Vergabe- oder Auftragsunterlagen. Bei Landes- und Kommunalbehörden fragen Sie direkt beim Empfänger nach – sie ist Voraussetzung für die korrekte Zustellung über die zentralen Rechnungseingangsplattformen ZRE (Bund) und OZG-RE (Länder).
Noch Fragen offen?
Sichern Sie sich die Excel-Vorlage für XRechnung – einmalig 120 € netto, kein Abo, ohne GAEB-Online 2025.