XRechnung aus Excel

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) auch im deutschen Bauhandwerk verpflichtend. Diese Regelung betrifft sämtliche Unternehmen und Selbstständige, die im Bauwesen tätig sind und Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber erbringen. Das Hauptziel dieser Umstellung auf die E-Rechnung besteht darin, die Effizienz sowie die Transparenz im Rechnungsprozess zu steigern und gleichzeitig den Papierverbrauch zu verringern.

Die E-Rechnung muss spezifische formale Anforderungen erfüllen und in einem strukturierten elektronischen Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD) generiert werden. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung durch die Systeme der Empfänger und gewährleisten, dass alle relevanten Informationen präzise und vollständig übermittelt werden.

Eine XRechnung direkt aus Excel

Mit unserer Excel Vorlage für eine XRechnung können Sie in Excel eine Rechnung als XRechnung 3.0 (im Format UBL 2.1) erzeugen und an den Empfänger übermitteln. Hierbei setzen wir auf das von den Bundesbehörden aktuell bevorzugte Format UBL. ULB steht für Universal Business Language und ist ein strukturiertes Datenformat in XML. Es dient als internationaler Standard im elektronischen Geschäftsbetrieb, um zum Beispiel Rechnungsdaten elektronisch auszutauschen.

Zusätzlich zu dem von uns erzeugtem UBL-Format existiert für XRechnung ein weiteres anerkanntes Format. Dieses wird als UN/CEFACT (Cross Industry Invoice) CII bezeichnet. Als Aussteller einer XRechnung haben Sie theoretisch die Möglichkeit, im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU beide Formate zu nutzen. Der Rechnungsempfänger ist stets verpflichtet, beide Formate verarbeiten zu können. Excel Vorlage für eine XRechnung speichert nur das UBL-Format.

Durch unsere Lösung wird die Rechnung eigenständig als rechnungsbegründende Unterlage (RBU) in Form einer PDF-Datei generiert und in die XRechnung integriert. Diese auf diese Weise erstellten Rechnungen sind sowohl maschinell (im UBL-XML-Format) als auch manuell (im PDF-Format) zugänglich und interpretierbar.

Es besteht die Möglichkeit, Datei-Anlagen direkt in die XML-Datei der XRechnung zu integrieren. Dadurch ist es beispielsweise möglich, Leistungsnachweise oder Lieferscheine im XRechnung-Format an den Auftraggeber zu senden. Der Empfänger einer XRechnung kann diese damit direkt elektronisch weiterverarbeiten und die RBU (rechnungsbegründende Unterlage), als PDF-Datei einsehen und ablegen.

Um eine XRechnung erfolgreich übermitteln zu können benötigen Sie die Leitweg-ID des Empfängers. Diese Nummer (ID) ist eine Art eindeutige Adresse, mit der die Rechnung an die richtige Stelle weitergeleitet wird.

Was ist die Excel Vorlage?

Excel Vorlage für eine XRechnung ist eine Rechnungsvorlage für Microsoft Excel. Sie ist die ideale Lösung für alle, die eine einfache und kostengünstige Möglichkeit suchen, XRechnungen zu erstellen. Mit dieser Rechnungsvorlage können Sie in Microsoft Excel schnell und unkompliziert XRechnungen erstellen.

Sie brauchen dazu kein GAEB-Online 2023!

Bitte beachten Sie: Die Excel Vorlage für eine XRechnung ist nicht für die Erfassung von Aufmaßen oder die Erzeugung von DA11 oder GAEB X31 Dateien geeignet ist. Ebenso fehlt eine Anbindung an ein GAEB-LV. Wenn Sie diese Anforderungen haben, nutzen Sie bitte immer nur das Produkt Excel-Aufmaß XRechnung.

Mit dem Erwerb von Excel Vorlage für eine XRechnung bieten wir Ihnen eine Vorlage im Format (*xlsm) für Microsoft Excel an. Hierbei ist keine GAEB-Online 2023-Version notwendig. Zudem ist die Vorlage nicht mit GAEB-Online 2023 kompatibel. Sie funktioniert unabhängig und erfordert lediglich eine aktuelle Version von Excel.

Wie nutze ich die Excel Vorlage?

Excel Vorlage für eine XRechnung ist die ultimative Lösung wenn Sie schnell eine XRechnung erzeugen müssen. Mit nur einem Klick können Sie eine einfache Rechnung erstellen, indem Sie einfach die Artikel in die vorgefertigte Excel-Vorlage eingeben. Die Summe der Artikel wird automatisch berechnet und in das Rechnungsformular übertragen. Ergänzen Sie dann Ihre Stammdaten und die Daten des Rechnungsempfängers, um eine vollständige XRechnung zu erstellen.

Dank der Excel Vorlage für eine XRechnung können Sie schnell und einfach XRechnungen erstellen, ohne viel Zeit damit zu verbringen. Die XRechnung beinhaltet alle notwendigen Informationen und kann direkt in Excel generiert werden. Die rechnungsbegründenden Unterlagen werden als PDF angehängt, das immer Teil der XRechnung ist.

Mit der Excel Vorlage für eine XRechnung sparen Sie Zeit und können sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Ihr Geschäft. Probieren Sie es noch heute aus!

XRechnung und GoBD?

Die GoBD, oder "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung", stellen eine rechtliche Regelung in Deutschland dar, die die Anforderungen an die sachgemäße Verwaltung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen sowie anderen Dokumenten festlegt. Diese Richtlinien wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) formuliert und sind für Unternehmen von Bedeutung, insbesondere im Hinblick auf die elektronische Buchführung und Rechnungsstellung.

E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD in einer unveränderlichen Form gespeichert werden. Dies bedeutet, dass nach der Erstellung und dem Versand der Rechnungen keine Modifikationen an den Inhalten der Rechnungen vorgenommen werden dürfen. Daher ist es ratsam, ein System zu verwenden, das auch eine Versionshistorie oder Änderungsverläufe bietet. Die E-Rechnungen müssen für den festgelegten Zeitraum (mindestens 10 Jahre) zugänglich und lesbar bleiben.

Um eine E-Rechnung im Format XRechnung nach den Vorgaben der GoBD einfach und kostengünstig zu speichern, können Sie, neben einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) Ihrer Wahl, zum Beispiel das Produkt Teamdrive verwenden.

Testversion

Sie haben die Möglichkeit, die Excel-Vorlage für eine XRechnung auszuprobieren. Beachten Sie jedoch, dass diese Vorlage nicht zur Erstellung von XRechnungen geeignet ist. Laden Sie die Testversion als ZIP-Datei herunter, entpacken Sie die Datei und öffnen Sie die "Demo-Excel-Vorlage-XRechnung.xlsm". Achten Sie darauf, dass die Datei nicht aus dem ZIP-Archiv ausgeführt wird. Diese Datei ist signiert, jedoch sollten Sie sicherstellen, dass auf Ihrem Computer die Ausführung von VBA-Makros aktiviert ist.

Testversion als ZIP-Archiv herunterladen

Systemvoraussetzungen

Bitte beachten Sie immer die Systemvoraussetzungen für unsere Produkte. Diese sind auf der Seite Systemvoraussetzungen für alle Produkte im Detail beschrieben.

Auf Ihrem PC müssen VBA-Makros in Excel ausgeführt werden dürfen! Lesen Sie hierzu in der Hilfe den Abschnitt Makros aktivieren.

Die Excel Vorlage für eine XRechnung kann nicht mit OpenOffice® oder LibreOffice® betrieben werden.

Bitte beachten Sie!

• Für die Nutzung der Vorlage ist kein GAEB-Online 2023 notwendig. Zudem kann die Vorlage nicht mit GAEB-Online 2023 verwendet werden. Sie funktioniert unabhängig und erfordert lediglich eine aktuelle Version von Excel.
• Die Vorlage ist lediglich in der Lage, einen einheitlichen Mehrwertsteuersatz zu verarbeiten. Es ist nicht möglich, Artikel mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen in einer Rechnung abzubilden.
• Die Vorlage führt die Artikel in einer Rechnung stets gebündelt in einem Anhang auf. Die Artikel werden nicht einzeln in die XML-Datei der XRechnung übertragen.
• Die Vorlage erzeugt nur das Format XRechnung. Es kann damit keine Rechnung im Format ZUGFeRD erzeugt werden.
• Auf Ihrem PC müssen VBA-Makros in Excel ausgeführt werden dürfen.