E-Rechnung aus Excel – Excel Vorlage für XRechnung und ZUGFeRD
Erstellen Sie elektronische Rechnungen direkt aus Microsoft Excel – wahlweise als XRechnung 3.0 (UBL 2.1) oder als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Mit Leitweg-ID, automatisch erzeugter PDF-Anlage und ohne weitere Software. Vorbereitet auf die E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2027 – funktioniert unabhängig von GAEB-Online 2025.
Hinweis: Die Vorlage dient ausschließlich dem Erstellen (Senden) von eRechnungen. Ein Einlesen eingehender XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen ist nicht vorgesehen – dafür reicht ein kostenloser Viewer.
- XRechnung 3.0 (UBL 2.1)
- ZUGFeRD (PDF/A-3)
- Einmalkauf, kein Abo
- Direkt aus Excel
- Keine GAEB-Software nötig
E-Rechnungspflicht ab 2027 – jetzt vorbereiten
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland tritt in mehreren Stufen in Kraft. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz in Verbindung mit dem E-Rechnungsgesetz und der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Für viele Unternehmen beginnt die eigentliche Umstellungs-Phase im Jahr 2027.
Wichtig: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 erzeugt werden – konkret als XRechnung (UBL 2.1) oder als ZUGFeRD-Hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Genau diese beiden Formate erzeugt die Excel Vorlage eRechnung.
Die wichtigsten Stichtage im Überblick
Warum Sie sich 2026 bereits auf die eRechnung ab 2027 vorbereiten sollten
Die Umstellung auf die eRechnung ist kein einmaliger Knopfdruck, sondern berührt mehrere Bereiche im Betrieb: Rechnungsvorlagen, Stammdaten, Prozesse mit Kunden und Steuerberater, Archivierung. Wer 2027 noch Rechnungen per PDF schickt, obwohl der Empfänger die Pflicht hat, strukturiert zu empfangen, läuft Gefahr, dass seine Rechnungen zurückgewiesen oder verspätet bezahlt werden.
- Ihre Kunden erwarten ab 2027 eRechnungen. Große Auftraggeber richten ihre Eingangsprozesse schon jetzt auf XRechnung oder ZUGFeRD aus.
- Finanzamt und Betriebsprüfung. Ab 2027 gilt die Pflicht – wer dann nicht liefern kann, hat ein Problem bei der nächsten Prüfung.
- Weniger Nacharbeit. Je früher Sie umstellen, desto besser laufen die Prozesse ein, bis die Pflicht greift.
Die Excel Vorlage eRechnung ist die einfachste Lösung, um der eRechnungspflicht ab 2027 nachzukommen: Sie erstellt direkt aus Microsoft Excel eine vollwertige eRechnung – wahlweise als XRechnung 3.0 (UBL 2.1) oder als ZUGFeRD. Ohne zusätzliche Software, ohne Cloud, ohne Abo. Testen Sie die Umstellung schon heute – mit der kostenlosen Testversion.
Hinweis: Diese Excel-Vorlage ist für das Erstellen (Senden) von eRechnungen gedacht. Zum Empfangen eingehender eRechnungen benötigen Sie sie nicht – dafür reicht ein kostenloser Viewer (etwa der Viewer des Bundesverwaltungsamts oder Drittanbieter-Tools).
E-Rechnung aus Excel – Ihre Vorteile auf einen Blick
Beide Formate: XRechnung 3.0 (UBL 2.1) für Behörden und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit XML) für Unternehmen.
Funktioniert vollständig unabhängig von GAEB-Online 2025 – nur Excel erforderlich.
Beim XRechnung-Export wird die PDF als rechnungsbegründende Unterlage automatisch erzeugt und eingebettet; beim ZUGFeRD-Export steckt das XML gleich im PDF.
So erstellen Sie eine E-Rechnung in 4 Schritten
Vorlage in Microsoft Excel öffnen (.xlsm mit aktivierten VBA-Makros).
Stammdaten, Empfänger, Artikel und Beträge eintragen – wie eine gewohnte Excel-Rechnung.
XRechnung (mit Leitweg-ID vom Empfänger) oder ZUGFeRD (ohne Leitweg-ID) – je nach Empfänger.
Per Knopfdruck als XRechnung 3.0 (UBL 2.1) oder ZUGFeRD (PDF/A-3) speichern.
Wie sieht eine XRechnung aus? Format und Beispiel
Eine XRechnung ist keine PDF und kein Papier – sondern eine strukturierte XML-Datei. Sie enthält alle Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze, Leitweg-ID) in genau definierten Feldern, die von der empfangenden Software direkt eingelesen und geprüft werden können. Für Menschen ist die reine XRechnung nur mit einem Viewer lesbar.
Das offizielle Format der XRechnung ist UBL 2.1 (Universal Business Language) oder alternativ UN/CEFACT CII. Bundesbehörden bevorzugen UBL 2.1 – genau dieses Format erzeugt unsere Excel-Vorlage. Die aktuelle Version ist XRechnung 3.0, verpflichtend seit dem 1. Februar 2024. Alternativ erzeugt die Vorlage ZUGFeRD als hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) – ideal für Rechnungen an Unternehmen, die weiterhin eine lesbare PDF erwarten.
Was steht in einer XRechnung?
- Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Fälligkeit, Zahlungsbedingungen
- Verkäufer: Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung
- Käufer: Empfängerdaten inkl. Leitweg-ID (Pflichtfeld für Behörden)
- Rechnungspositionen: Menge, Einheit, Beschreibung, Einzelpreis, Steuersatz
- Summenblock: Nettobetrag, Steuerbeträge, Bruttobetrag
- Anlagen: optional eingebettete PDFs oder andere Dateien als rechnungsbegründende Unterlage
Ein Beispiel: Als Handwerker rechnen Sie eine Sanierung ab. In Ihrer Excel-Vorlage tragen Sie die Rechnungsdaten, Ihre Positionen und die Leitweg-ID der Behörde ein. Ein Klick – die Vorlage erzeugt daraus eine gültige XRechnung im UBL-2.1-XML-Format. Der eingebettete PDF-Anhang zeigt die Rechnung zusätzlich in der gewohnten Optik, damit auch Menschen den Inhalt lesen können.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist das zweite in Deutschland zulässige eRechnungs-Format und das hybride Rechnungsformat: eine ganz normale PDF-Datei im Format PDF/A-3, in die zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. Das Ergebnis ist eine einzige Datei, die zwei Welten gleichzeitig bedient: Ihr Kunde sieht die Rechnung wie eine gewohnte PDF – seine Buchhaltungssoftware liest den XML-Teil automatisch ein und bucht die Rechnung ohne Abtippen.
Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Entwickelt wurde das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), in dem Verbände der Wirtschaft, Behörden und Softwarehersteller gemeinsam einen praxistauglichen Standard für den B2B-Rechnungsverkehr geschaffen haben. Aktuell ist ZUGFeRD 2.x.
Warum ZUGFeRD für Firmenkunden so praktisch ist:
- Eine Datei, zwei Nutzungen: lesbar wie eine PDF, maschinenlesbar wie XRechnung.
- Keine LeitwegID nötig – anders als die XRechnung an Behörden.
- Vertraute Optik: Ihre Kunden erhalten die Rechnung so, wie sie es gewohnt sind.
- Erfüllt die eRechnungspflicht ab 2027 im B2B-Bereich.
- Automatische Verbuchung in DATEV, lexoffice, sevDesk und anderen gängigen Programmen.
In der Praxis gilt die Faustregel: Behörde → XRechnung, Firmenkunde → ZUGFeRD. Mit der Excel Vorlage eRechnung entscheiden Sie pro Rechnung beim Export, welches Format erzeugt wird.
ZUGFeRD aus Excel – und XRechnung
Mit der Excel Vorlage eRechnung erzeugen Sie in Excel eine E-Rechnung in zwei Formaten: als XRechnung 3.0 (im Format UBL 2.1) für die Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung oder als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) für Rechnungen an Unternehmen. UBL steht für Universal Business Language – ein strukturiertes XML-Datenformat als internationaler Standard. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF, die für Menschen lesbar und zugleich maschinell verarbeitbar ist.
Beim Export als XRechnung wird die Rechnung eigenständig als rechnungsbegründende Unterlage (RBU) in Form einer PDF-Datei generiert und in die XRechnung integriert. Die so erstellten Rechnungen sind sowohl maschinell (im UBL-XML-Format) als auch manuell (im PDF-Format) zugänglich. Datei-Anlagen können direkt in die XML-Datei integriert werden.
Beim Export als ZUGFeRD steckt die vollständige XML-Rechnung bereits im PDF (PDF/A-3) – empfängerseitig gibt es nur eine Datei, die lesbar wie ein normales PDF ist und zugleich eine vollwertige E-Rechnung darstellt.
Für den XRechnung-Export an öffentliche Auftraggeber benötigen Sie die Leitweg-ID des Empfängers – eine eindeutige Adresse, mit der die Rechnung an die richtige Stelle weitergeleitet wird. Für ZUGFeRD ist sie in der Regel nicht erforderlich.
Wann ZUGFeRD aus Excel, wann XRechnung?
Die kurze Faustregel: Rechnung an eine Behörde → XRechnung, Rechnung an ein Unternehmen → ZUGFeRD. Behörden verlangen das reine XML-Format, Firmenkunden kommen mit ZUGFeRD praktisch immer zurecht, weil die eingebettete PDF-Ansicht wie eine gewohnte Rechnung aussieht und ihre Buchhaltung die XML-Daten gleichzeitig automatisch einliest. ZUGFeRD aus Excel ist deshalb für den Mittelstand und das Bauhandwerk das pragmatischere Format – eine Datei, zwei Welten.
Was ist die Excel Vorlage eRechnung?
Die Excel Vorlage eRechnung ist eine Rechnungsvorlage für Microsoft Excel im Format *.xlsm. Sie ist die einfache, kostengünstige Lösung für alle, die E-Rechnungen wahlweise als XRechnung oder als ZUGFeRD erstellen möchten.
Sie brauchen dazu kein GAEB-Online 2025!
Bitte beachten Sie: Die Excel Vorlage eRechnung ist nicht für die Erfassung von Aufmaßen oder die Erzeugung von DA11- oder GAEB X31-Dateien geeignet und hat keine Anbindung an ein GAEB-LV. Wenn Sie diese Anforderungen haben, nutzen Sie bitte das Produkt Excel-Aufmaß XRechnung.
Wie nutze ich die Excel Vorlage?
Mit nur einem Klick können Sie eine einfache Rechnung erstellen, indem Sie die Artikel in die vorgefertigte Excel-Vorlage eingeben. Die Summe der Artikel wird automatisch berechnet und in das Rechnungsformular übertragen. Ergänzen Sie dann Ihre Stammdaten und die Daten des Rechnungsempfängers – und entscheiden Sie beim Export, ob eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugt wird.
Vorlage anpassen – was ist möglich?
Damit aus Ihrer Excel-Rechnung eine formal korrekte XRechnung wird, muss der Export exakt die Zellen und Bereiche finden, die im XRechnung-Standard vorgesehen sind. Aus diesem Grund sind Aufbau und Layout der Vorlage fest vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Werden Zeilen umsortiert, Spalten eingefügt, Zellen gelöscht oder Positionen verschoben, kann die Vorlage die XRechnungs-XML-Datei nicht mehr zuverlässig erzeugen.
Das dürfen Sie ändern:
- Ihr Firmenlogo in der Kopfzeile einfügen – jederzeit möglich, ganz nach Ihrem Corporate Design.
- Ihre Stammdaten (Firmenname, Anschrift, Kontakt, Bankverbindung, Steuernummer).
- Ihre Rechnungsinhalte: Artikel, Mengen, Einzelpreise, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum.
Das sollten Sie nicht ändern:
- Die Struktur der Positionstabelle (Spaltenreihenfolge, Spaltenüberschriften, Zeilenaufbau).
- Die vorgegebenen Felder für Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Datum, Leitweg-ID, Käufer- und Verkäuferblöcke).
- Verborgene Hilfszellen und benannte Bereiche, die die Vorlage für den Export benötigt.
Kurz gesagt: Optik anpassen ja – Struktur unverändert lassen. Farben, Schriftarten und ein eigenes Logo im Kopfbereich sind kein Problem. Sobald aber Zellen verschoben oder Zeilen gelöscht werden, kann die XRechnung nicht mehr korrekt erzeugt werden.
Für wen ist die Excel-Vorlage geeignet?
Die Excel Vorlage eRechnung richtet sich an alle Unternehmen, die Rechnungen schreiben – ohne komplexe Software, ohne Cloud-Anbindung, ohne Abo. Besonders praktisch für:
eRechnung und GoBD?
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) legen fest, dass E-Rechnungen in einer unveränderlichen Form gespeichert werden müssen. Die E-Rechnungen müssen für den festgelegten Zeitraum (mindestens 10 Jahre) zugänglich und lesbar bleiben. Zur einfachen und kostengünstigen Speicherung können Sie neben einem DMS Ihrer Wahl beispielsweise das Produkt Teamdrive verwenden.
Testversion
Sie haben die Möglichkeit, die Excel Vorlage eRechnung auszuprobieren. Beachten Sie jedoch, dass die Testversion nicht zur Erstellung vollständiger eRechnungen geeignet ist.
Testversion als ZIP-Archiv herunterladen
Systemvoraussetzungen
Auf Ihrem PC müssen VBA-Makros in Excel ausgeführt werden dürfen. Die Excel Vorlage eRechnung kann nicht mit OpenOffice® oder LibreOffice® betrieben werden. Lesen Sie hierzu in der Hilfe den Abschnitt Makros aktivieren.
Bitte beachten Sie:
- Für die Nutzung der Vorlage ist kein GAEB-Online 2025 notwendig – sie funktioniert unabhängig.
- Die Vorlage verarbeitet nur einen einheitlichen Mehrwertsteuersatz je Rechnung.
- Artikel werden gebündelt in einem Anhang aufgeführt, nicht einzeln in der XML-Datei.
- Erzeugt werden die Formate XRechnung 3.0 (UBL 2.1) und ZUGFeRD (PDF/A-3).
Preise
120,– EUR
zzgl. MwSt. · je Arbeitsplatz · Einmalkauf
Dieses Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Alle angegebenen Preise verstehen sich als Netto-Preise, zuzüglich der derzeit gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Hinweis: Da wir als Hersteller nicht vorhersagen können, welche Änderungen an den Formaten XRechnung und ZUGFeRD in der Zukunft erfolgen könnten, sind in diesem Preis keine kostenlosen Updates für mögliche Anpassungen enthalten.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist eine eRechnung?
Eine eRechnung (elektronische Rechnung, auch E-Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gemäß EN 16931, das maschinell weiterverarbeitet werden kann. In Deutschland sind zwei Formate zulässig: XRechnung (reines XML in UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII) und ZUGFeRD (hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Eine einfache PDF-Datei per E-Mail ist keine eRechnung.
Wie erstelle ich eine eRechnung aus Excel?
Mit der Excel Vorlage eRechnung erfassen Sie Ihre Rechnungsdaten in Excel und erzeugen per Knopfdruck eine eRechnung – wahlweise als XRechnung 3.0 (UBL 2.1) für öffentliche Auftraggeber oder als ZUGFeRD (PDF/A-3) für B2B-Kunden. Sie benötigen Microsoft Excel mit aktivierten VBA-Makros; GAEB-Online 2025 ist nicht erforderlich.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Lieferanten der öffentlichen Hand (B2G) müssen bereits seit 27. November 2020 strukturierte E-Rechnungen (meist XRechnung) ausstellen. Im B2B-Bereich besteht die Pflicht zum Ausstellen gestaffelt ab 1. Januar 2027 (Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 1. Januar 2028 für alle. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz in Verbindung mit dem E-Rechnungsgesetz und der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format (UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII), das ausschließlich maschinenlesbar ist und von Bundesbehörden bevorzugt wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei (PDF/A-3) mit eingebettetem XML – sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar. Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht. Die Excel Vorlage eRechnung erzeugt beide Formate: XRechnung 3.0 (UBL 2.1) und ZUGFeRD.
Kann ich ZUGFeRD aus Excel erstellen?
Ja. Die Excel Vorlage eRechnung erstellt ZUGFeRD aus Excel – als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Sie tragen Ihre Rechnungsdaten in die Excel-Vorlage ein und wählen beim Export das Format ZUGFeRD. Das Ergebnis ist eine einzige PDF-Datei, die für Ihre Kunden wie eine normale Rechnung aussieht, deren XML-Teil aber maschinell verarbeitet werden kann. ZUGFeRD aus Excel ist die einfachste Lösung für Rechnungen an Firmenkunden, die ab 2027 der E-Rechnungspflicht entsprechen müssen – ohne zusätzliche Software, ohne Cloud, ohne Abo.
Was ist die Excel Vorlage eRechnung?
Eine Excel-Rechnungsvorlage (*.xlsm), mit der Sie direkt in Microsoft Excel eine E-Rechnung erstellen und versenden können – wahlweise als XRechnung 3.0 (UBL 2.1) oder als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Beim XRechnung-Export wird eine PDF als rechnungsbegründende Unterlage automatisch erzeugt und eingebettet; beim ZUGFeRD-Export steckt das XML direkt im PDF.
Brauche ich GAEB-Online 2025 für die Excel Vorlage eRechnung?
Nein. Die Vorlage funktioniert vollständig unabhängig von GAEB-Online 2025. Sie benötigen lediglich eine aktuelle Version von Microsoft Excel mit aktivierten VBA-Makros.
In welchen Formaten wird die E-Rechnung erzeugt?
Die Vorlage erzeugt wahlweise XRechnung 3.0 im Format UBL 2.1 (von Bundesbehörden bevorzugt) oder ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Sie entscheiden pro Rechnung, welches Format verwendet wird.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Adresse, mit der die XRechnung an die richtige Stelle des Empfängers weitergeleitet wird. Sie erhalten sie vom öffentlichen Auftraggeber. Für ZUGFeRD-Rechnungen ist sie in der Regel nicht erforderlich.
Gibt es Einschränkungen bei der Vorlage?
Nur ein einheitlicher Mehrwertsteuersatz je Rechnung; Artikel gebündelt im Anhang; nicht kompatibel mit OpenOffice oder LibreOffice.
Gibt es eine Testversion?
Ja – als ZIP-Archiv kostenlos herunterzuladen. Die Testversion ist nicht zur Erstellung vollständiger eRechnungen geeignet.
Was kostet die Excel Vorlage?
120,– EUR zzgl. MwSt. je Arbeitsplatz. Einmalkauf – Updates für zukünftige XRechnung-Formatänderungen sind nicht inklusive.
Brauche ich die Vorlage als Empfänger oder nur als Sender?
Die Excel Vorlage eRechnung dient ausschließlich dem Erstellen (Senden) von eRechnungen. Zum Empfangen von eRechnungen benötigen Sie sie nicht – Sie können eingehende eRechnungen mit kostenlosen Viewern (z. B. dem Bundesverwaltungsamt-Viewer oder Drittanbieter-Tools) anzeigen lassen. Die Pflicht zum Empfangen seit 1. Januar 2025 ist also bereits mit einem Viewer erfüllt.
Können mehrere Mehrwertsteuersätze in einer Rechnung verwendet werden?
Nein. Die Vorlage verarbeitet nur einen einheitlichen Mehrwertsteuersatz pro Rechnung (z. B. 19 % oder 7 %). Wenn Sie regelmäßig Rechnungen mit gemischten Steuersätzen stellen müssen, ist die Vorlage nicht geeignet.
Wo bekomme ich Leitweg-IDs für meine Empfänger?
Die Leitweg-ID erhalten Sie vom Rechnungsempfänger. Bei Bundesbehörden steht sie meist in den Vergabe- oder Auftragsunterlagen. Bei Landes- und Kommunalbehörden fragen Sie direkt beim Empfänger nach – sie ist Voraussetzung für die korrekte Zustellung über die zentralen Rechnungseingangsplattformen ZRE (Bund) und OZG-RE (Länder).
Noch Fragen offen?
Sichern Sie sich die Excel Vorlage eRechnung – XRechnung und ZUGFeRD aus Excel. Einmalig 120 € netto, kein Abo, ohne GAEB-Online 2025.