Kurz gesagt: Der Excel-LV-Generator erstellt eine Excel-Datei, die Sie mit GAEB-Online 2025 in ein GAEB-Leistungsverzeichnis umwandeln können – entweder neu erzeugt, aus einer vorhandenen Excel-Datei aufbereitet oder aus einer DATANORM-Artikeldatei übernommen.
Mit GAEB-Online 2025 können Sie Excel-Dateien in die GAEB-Formate konvertieren. Voraussetzung dafür ist eine Excel-Datei mit einem passenden, GAEB-konformen Aufbau – also mit den richtigen Spalten, Positionsarten (PosArt) und Ordnungszahlen (OZ). Genau dafür ist der Excel-LV-Generator gedacht: Er erzeugt eine solche GAEB-konforme Excel-Datei, die anschließend mit GAEB-Online 2025 in ein GAEB-Leistungsverzeichnis umgewandelt werden kann.
Dafür haben Sie drei Wege:
•Weg 1 – Eine neue Vorlage erzeugen: Sie lassen eine neue, GAEB-konforme Struktur erstellen und passen diese anschließend im Excel-LV-Generator (in der editierbaren Vorschau) oder später direkt in Excel an.
•Weg 2 – Eine vorhandene Excel-Datei einlesen: Sie öffnen eine bereits vorhandene Excel-Datei und lassen sie vom Excel-LV-Generator so aufbereiten, dass sie in GAEB-Online 2025 eingelesen werden kann.
•Weg 3 – Eine DATANORM-Datei einlesen: Sie übernehmen Artikeldaten aus einer DATANORM-Datei (Version 4.0 oder 5.0) und lassen sie automatisch nach Warengruppen gliedern.
Schnellstart
Sie möchten eine neue Vorlage erzeugen:
1.Anzahl der Ebenen und Positionen festlegen.
2.Auf Vorschau generieren klicken und die Tabelle prüfen.
3.Auf Excel-LV-Vorlage erstellen klicken – fertig.
Sie haben bereits eine Excel-Datei:
1.Auf Eigene Excel einlesen klicken und die Datei wählen.
2.Die Spalten Ihrer Datei den Vorgaben zuordnen.
3.Bereiche kennzeichnen, OZ neu nummerieren, dann Excel-LV-Vorlage erstellen.
Sie haben eine DATANORM-Datei:
1.Auf DATANORM einlesen klicken und die Datei (z. B. DATANORM.001) wählen.
2.Die Artikel erscheinen – nach Warengruppen gegliedert – in der Vorschau; die OZ sind bereits vergeben.
3.Inhalte prüfen, dann Excel-LV-Vorlage erstellen.
Was bedeuten die Begriffe?
Begriff |
Bedeutung (einfach erklärt) |
|---|---|
OZ (Ordnungszahl) |
Die Nummer einer Zeile, z. B. 01 oder 01.0010. |
PosArt |
Die Art der Zeile: Bereich, Position, Hinweis oder Bedarfsposition. |
Bereich (A) |
Eine Überschrift bzw. Gliederung, z. B. Titel oder Abschnitt. |
Position (N) |
Eine einzelne Leistung mit Menge, Einheit und Preis. |
Hinweistext (H) |
Ein erläuternder Text ohne Nummer und ohne Menge. |
Bedarfsposition (E/B) |
Optionale Position – ohne Gesamtbetrag (E) bzw. mit (B) Gesamtbetrag. |
Ein kleines Beispiel
So wird aus einer einfachen Liste eine gegliederte LV-Struktur:
Ihre Liste |
Daraus wird im LV |
|---|---|
Erdarbeiten (Überschrift) |
Bereich (A1) → OZ 01 |
Mutterboden abtragen; 100; m³ |
Position (N) → OZ 01.0010 |
Aushub Baugrube; 250; m³ |
Position (N) → OZ 01.0020 |
Download unter: https://www.gaeb-online.de/download/Excel-LV-Generator.zip
Die fertige Vorlage wird in allen Fällen im Excel-Format gespeichert – standardmäßig auf dem Desktop, andernfalls (etwa bei fehlenden Schreibrechten) unter „Eigene Dokumente".
Hauptfunktionen im Überblick
•Erzeugen einer leeren, strukturierten Excel-LV-Vorlage nach Ihren Vorgaben.
•Einlesen und Zuordnen vorhandener Excel-Dateien zum LV-Format.
•Einlesen von DATANORM-Artikeldateien (Version 4.0 und 5.0) mit automatischer Gliederung nach Warengruppen.
•Editierbare Vorschau der gesamten LV-Struktur.
•Automatische Vergabe von Ordnungszahlen (OZ) mit wählbarer Schrittweite.
•Festlegen der Positionsart (PosArt) je Zeile über eine Auswahlliste.
Weg 1 – Eine neue Vorlage erzeugen
Bei diesem Weg definieren Sie die gewünschte Gliederung über Hierarchieebenen und Positionen, erzeugen eine fertige Excel-Vorlage und befüllen diese anschließend mit Ihren Inhalten.
Hierarchien im LV
Hierarchien sind die Gliederungsebenen Ihres Leistungsverzeichnisses. Sie legen fest, wie tief das LV verschachtelt wird. Geben Sie für jede Ebene die gewünschte Anzahl an. Der Wert 0 lässt eine Ebene aus (überspringt sie).
Feld |
Bereich |
Bedeutung |
|---|---|---|
Anzahl der ersten Hierarchie(n) |
1–10 |
Oberste Ebene, zum Beispiel Titel |
Anzahl der zweiten Hierarchie(n) |
0–10 |
Zweite Ebene, zum Beispiel Abschnitte |
Anzahl der dritten Hierarchie(n) |
0–10 |
Dritte Ebene, zum Beispiel Unter-Abschnitte |
Beispiel: Erste Hierarchie = 1, zweite = 0, dritte = 0 erzeugt ein einfaches LV mit einem Titel ohne weitere Untergliederung. |
Positionen & Nummerierung
Feld |
Bereich / Wert |
Bedeutung |
|---|---|---|
Anzahl der Positionen pro Hierarchieebene |
1–100 |
Wie viele Positionszeilen je Ebene angelegt werden |
Schrittweite der OZ |
z. B. 10er |
Abstand der Ordnungszahlen, z. B. 0010, 0020, 0030 … |
Die Ordnungszahl (OZ) identifiziert jede Position eindeutig. Eine Schrittweite von 10 lässt Lücken zwischen den Nummern, sodass später bequem weitere Positionen eingefügt werden können, ohne neu nummerieren zu müssen.
Hinweistexte und Bedarfspositionen
Im Register Optionen können Sie zusätzlich erläuternde Hinweistexte hinzufügen, die jeweils vor den Positionen einer Hierarchieebene eingefügt werden. Möchten Sie einen Hinweistext an anderer Stelle nutzen – beispielsweise zwischen einzelnen Positionen –, können Sie die betreffende Zeile in Excel problemlos verschieben oder kopieren. Auf Wunsch lässt sich außerdem ein einzelner Hinweistext ganz am Anfang des Leistungsverzeichnisses einfügen sowie Bedarfspositionen mit oder ohne Gesamtbetrag (Kennzeichen „B" bzw. „E") am Ende eines Bereichs ergänzen.
Vorschau prüfen und Vorlage erstellen
Über Vorschau generieren prüfen Sie die gesamte Struktur vorab in einer Tabelle und passen einzelne Inhalte bei Bedarf direkt an (siehe Abschnitt Bearbeiten in der Vorschau).
Mit Klick auf Excel-LV-Vorlage erstellen wird die Excel-Tabelle erzeugt und gespeichert. In diese Excel-Tabelle können Sie anschließend Ihre Kurz- und Langtexte sowie Mengen und Einheiten einfügen und die Tabelle dann mit GAEB-Online 2025 konvertieren.
Das Programm legt neben Hierarchien (PosArt = A) noch Hinweistexte (PosArt = H) und Normalpositionen (PosArt = N) an. Bedarfspositionen ohne GP (Kennzeichen E) oder mit GP (Kennzeichen B) setzen Sie über die Auswahlliste in der Vorschau oder direkt in Excel. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Mögliche Positionsarten. Damit die Zeilen optisch gut unterschieden werden können, werden alle Hierarchien (PosArt = A) in einem hellen Orange und alle Hinweistexte (PosArt = H) in einem hellen Blau eingefärbt.
Weg 2 – Eine vorhandene Excel-Datei einlesen und umformen
Liegt Ihr Leistungsverzeichnis bereits als Excel-Datei vor – jedoch in einem anderen Aufbau –, müssen Sie es nicht neu erfassen. Über Eigene Excel einlesen übernehmen Sie die vorhandenen Daten und formen sie so um, dass sie in GAEB-Online 2025 eingelesen werden können.
Schritt für Schritt
1.Auf Eigene Excel einlesen klicken und die Datei auswählen (.xlsx, .xlsm oder .xls); bei mehreren Tabellenblättern das gewünschte Blatt wählen.
2.In der Zuordnungs-Maske die Spalten der Datei dem LV-Format zuordnen.
3.In der Vorschau die PosArt über die Auswahlliste setzen.
4.Danach immer OZ neu nummerieren verwenden.
5.Inhalte abschließend prüfen und die Vorlage erstellen.
Spalten zuordnen
In der Zuordnungs-Maske legen Sie fest, in welcher Zeile die Überschriften stehen, ab welcher Zeile die Daten beginnen und welche Spalte Ihrer Datei zu welcher Zielspalte gehört (OZ, PosArt, Kurztext, Menge, Einheit, EP, Langtext). Gängige Überschriften wie „Bezeichnung", „Menge" oder „Preis" erkennt das Programm automatisch und schlägt die Zuordnung vor. OZ und PosArt können Sie auf automatisch vergeben lassen.
Die eingelesenen Daten erscheinen in der bearbeitbaren Vorschau. Fehlende OZ werden automatisch durchnummeriert, fehlende PosArt als Position („N") übernommen. Schreibweisen wie „Titel", „Position" oder „Hinweis" sowie A1/A2/A3 werden automatisch in die richtigen Kennzeichen übersetzt; unbekannte Angaben bleiben leer und werden gemeldet, sodass Sie sie gezielt nachpflegen können.
Solange eingelesene Daten geladen sind, sind Vorschau generieren und das Register Optionen deaktiviert – so können die übernommenen Daten nicht versehentlich überschrieben werden.
Bereiche kennzeichnen und OZ neu nummerieren
Kennzeichnen Sie nach dem Einlesen die Bereichszeilen über die PosArt-Auswahlliste – wahlweise schon in Ihrer Excel-Datei oder direkt in der Vorschau:
•A1 – Bereich (Ebene 1): beginnt einen neuen Hauptbereich (01, 02, …)
•A2 – Bereich darunter (Ebene 2): Unterbereich des aktuellen Hauptbereichs (01.01, 01.02, …)
•A3 – Bereich darunter (Ebene 3): weitere Ebene darunter (01.01.01, …)
Ein Klick auf OZ neu nummerieren vergibt anschließend alle Ordnungszahlen automatisch: Bereiche erhalten ihre Ebenen-Nummer, Positionen werden mit der eingestellten Schrittweite unter dem jeweiligen Bereich nummeriert (z. B. 01.0010, 01.0020), Hinweistexte bleiben ohne OZ. In der erzeugten Excel-Datei steht für alle Bereiche – unabhängig von der Ebene – das Kennzeichen „A"; die Ebene ergibt sich aus der OZ.
So entsteht aus einer formlosen Tabelle in wenigen Schritten ein sauber gegliedertes und für GAEB-Online 2025 importierbares LV.
Weg 3 – Eine DATANORM-Datei einlesen
DATANORM ist ein verbreitetes Austauschformat für Artikelstammdaten von Herstellern und Großhändlern. Über DATANORM einlesen übernehmen Sie eine solche Artikeldatei direkt, ohne die Artikel von Hand zu erfassen. Das Programm unterstützt DATANORM 4.0 und 5.0 und erkennt die Version automatisch.
Schritt für Schritt
1.Auf DATANORM einlesen klicken und die Artikeldatei wählen (üblicherweise DATANORM.001; die Endung kann von .001 bis .999 reichen).
2.Die Artikel erscheinen – nach Warengruppen gegliedert – in der bearbeitbaren Vorschau; die Ordnungszahlen (OZ) werden automatisch vergeben.
3.Inhalte und Positionsarten bei Bedarf in der Vorschau anpassen.
4.Mit Excel-LV-Vorlage erstellen die Datei erzeugen.
Liegen im selben Ordner die Dateien DATANORM.WRG (Warengruppen-Bezeichnungen) oder DATPREIS.* (Preise), werden diese automatisch mitgelesen.
Was übernommen wird
Spalte in der Vorschau |
Inhalt aus der DATANORM-Datei |
|---|---|
OZ |
Wird automatisch vergeben (Warengruppen als Bereiche, Artikel als Positionen darunter). |
PosArt |
Warengruppen werden zu Bereichen (A), Artikel zu Positionen (N). |
Kurztext |
Artikel-Bezeichnung (Kurztextzeile 1 und 2). |
Menge |
Vorbelegt mit 1. |
Einheit |
Mengeneinheit des Artikels (z. B. Stk, m). |
EP |
Einheitspreis (Nettopreis; siehe Hinweise unten). |
Langtext |
Artikelbeschreibung, ergänzt um Zusatzangaben (siehe Hinweise unten). |
Gut zu wissen
•Version 4.0 und 5.0: Beide Versionen werden unterstützt und automatisch erkannt. Welche Version eingelesen wurde, zeigt das Programm nach dem Einlesen an.
•Mengeneinheiten: DATANORM 5.0 verwendet internationale Einheiten-Codes (z. B. PCE, MTR). Diese werden in geläufige Kürzel übersetzt (Stk, m, m², kg …); bereits deutsche Einheiten bleiben unverändert.
•Preise: Als Einheitspreis wird der Nettopreis übernommen. Enthält die Datei nur Listenpreise mit Rabattgruppen von 0 %, entspricht der Nettopreis dem Listenpreis.
•Langtext und Zusatzangaben: Die Artikelbeschreibung wird mehrzeilig übernommen. Ans Ende werden – sofern in der Datei vorhanden – Artikelnummer, EAN (Europäische Artikelnummer) und DATANORM-Warengruppe angehängt. Leere oder nicht vorhandene Felder werden weggelassen.
•Große Dateien: Auch umfangreiche Kataloge mit mehreren tausend Artikeln lassen sich einlesen und als Excel ausgeben.
Wie bei einer eingelesenen Excel-Datei sind auch im DATANORM-Modus Vorschau generieren und das Register Optionen deaktiviert, solange die eingelesenen Daten geladen sind. Über die PosArt-Auswahlliste und OZ neu nummerieren können Sie die Gliederung jederzeit anpassen.
Bearbeiten in der Vorschau
Die Vorschau-Tabelle im unteren Bereich gilt für alle drei Wege. Hier prüfen und ergänzen Sie die gesamte LV-Struktur, bevor Sie die Datei erstellen.
•Alle weißen Zellen sind editierbar – OZ, PosArt, Kurztext, Langtext sowie bei Positionen Menge, Einheit und Einheitspreis.
•Den Langtext bearbeiten Sie mehrzeilig in einem eigenen Fenster per Doppelklick; die Zeilenumbrüche werden in die Excel-Datei übernommen.
•Die Positionsart (PosArt) setzen Sie über die Auswahlliste in der jeweiligen Zeile.
•Menge, Einheit und EP (Einheitspreis) sind nur bei Positionen verfügbar; bei Bereichen und Hinweisen sind diese Felder grau gesperrt.
•Die Einheit ist auf maximal 4 Zeichen, der Einheitspreis auf eine Zahl mit höchstens 3 Nachkommastellen begrenzt.
Tipp – nur eine Textspalte vorhanden: Stehen Kurz- und Langtext in Ihrer Datei nicht in zwei getrennten Spalten, ordnen Sie die vorhandene Textspalte einfach beiden Zielspalten zu (oder nur dem Langtext). Der Langtext übernimmt dann den vollständigen Text; der Kurztext wird automatisch abgeleitet – aus der ersten Zeile des Textes, gekürzt auf maximal 70 Zeichen an der nächsten Wortgrenze. In der Vorschau können Sie die abgeleiteten Kurztexte anschließend je Zeile anpassen.
Die Schaltflächen
Schaltfläche |
Funktion |
|---|---|
Vorschau generieren |
Erstellt anhand Ihrer Eingaben eine Vorschau der LV-Struktur im unteren Bereich. Alle weißen Zellen sind editierbar. |
Excel-LV-Vorlage erstellen |
Erzeugt aus der definierten bzw. eingelesenen Struktur eine fertige Excel-Datei, die Sie speichern und befüllen können. |
Eigene Excel einlesen |
Liest eine vorhandene Excel-Datei ein und ordnet deren Spalten dem LV-Format zu. |
DATANORM einlesen |
Liest eine DATANORM-Datei (Version 4.0 oder 5.0) ein und übernimmt die Artikel – nach Warengruppen gegliedert – in die Vorschau. |
OZ neu nummerieren |
Vergibt die Ordnungszahlen der Vorschau neu nach der gewählten Schrittweite. Nur aktiv, wenn eine eigene Excel- oder DATANORM-Datei eingelesen wurde. |
Sie brauchen Hilfe? |
Öffnet diese Online-Hilfe zum Excel-LV-Generator im Browser. |
Hinweis: Die Schaltfläche OZ neu nummerieren ist ausgegraut (gesperrt), solange keine eigene Excel- oder DATANORM-Datei eingelesen wurde. |
Hinweis: Der Excel-LV-Generator erzeugt kein fertiges GAEB-Leistungsverzeichnis! Er dient vielmehr als hilfreiches Werkzeug, um schnell und unkompliziert eine passende Excel-Vorlage zu erstellen. Diese Vorlage lässt sich anschließend problemlos erweitern und mit GAEB-Online 2025 in ein vollständiges GAEB-LV umwandeln.
Vorteile Excel-LV-Generator
Mit dem Excel-LV-Generator erstellen Sie im Handumdrehen eine strukturierte Excel-Tabelle, die den Vorgaben des GAEB-Schemas entspricht. Das System generiert automatisch passende Positionsnummern (OZ) sowie eine übersichtliche Gliederung.
Ihre Vorteile im Überblick:
•Automatisierte Positionsnummerierung (OZ) – Schluss mit manueller Nummernpflege in Excel.
•Vorhandene Excel-Dateien einlesen: Übernehmen Sie bestehende Tabellen per Spaltenzuordnung, statt sie neu zu erfassen.
•DATANORM-Dateien übernehmen: Lesen Sie Artikeldaten (Version 4.0/5.0) direkt ein – automatisch nach Warengruppen gegliedert.
•Bearbeitbare Vorschau: Prüfen und ergänzen Sie Inhalte direkt im Programm – inklusive mehrzeiliger Langtexte und PosArt-Auswahlliste.
•Einfaches Erfassen der LV-Inhalte: Tragen Sie bequem Ihre Überschriften, Kurztexte und Langtexte direkt in die Tabelle ein.
•Flexible Eingabe von Mengen und Einheiten: Passen Sie die Mengen und Einheiten jeder Position unkompliziert an.
•Schneller Weg zur GAEB-Datei: Die fertige Excel-Tabelle lässt sich ohne Umwege mit GAEB-Online 2025 in eine GAEB-Datei umwandeln.
So sparen Sie Zeit und Aufwand bei der Erstellung und Weiterverarbeitung Ihrer Leistungsverzeichnisse!
