Mit der Excel Vorlage für eine XRechnung erzeugen Sie in Excel eine Rechnung als XRechnung 3.0 im Format UBL 2.1. Diese Datei übermitteln Sie an den Empfänger.
Wir setzen dabei auf UBL. Die Bundesbehörden bevorzugen derzeit dieses Format. UBL steht für Universal Business Language.
UBL ist ein strukturiertes Datenformat in XML. Es dient als internationaler Standard im elektronischen Geschäftsbetrieb, um zum Beispiel Rechnungsdaten auszutauschen.
Wichtige Hinweise
•Für die Vorlage brauchen Sie kein GAEB-Online 2025. Sie lässt sich auch nicht zusammen mit GAEB-Online 2025 nutzen. Sie arbeitet eigenständig und braucht nur eine aktuelle Version von Excel.
•Die Vorlage verarbeitet nur einen einheitlichen Mehrwertsteuersatz. Artikel mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen lassen sich in einer Rechnung nicht abbilden.
•Die Vorlage führt die Artikel einer Rechnung immer gebündelt in einem Anhang auf. Einzeln gehen die Artikel nicht in die XML-Datei der XRechnung ein.
•Die Vorlage erstellt XRechnungen vom Typ „Rechnung“, „Abschlagszahlung“, „Teilschlußzahlung“ und „Schlußzahlung“.
•Die Vorlage erstellt keine XRechnungen über „Gutschriften“ oder „Storno“ (Invoice Type Code 381).
•Die Vorlage erzeugt nur das Format XRechnung. Eine Rechnung im Format ZUGFeRD können Sie damit nicht erzeugen.
•Ändern Sie keine Feldbezeichnungen und keine Feldnamen in der Vorlage. Sonst entsteht keine korrekte XRechnung.
•Bevor es losgeht: Auf Ihrem PC müssen VBA-Makros in Excel ausgeführt werden dürfen.
Schritt für Schritt
1.Öffnen Sie die Vorlage. Tragen Sie auf dem Arbeitsblatt Stammdaten alle blauen Pflichtfelder ein.
2.Tragen Sie auf dem Arbeitsblatt Artikel die Artikel ein, die Sie in Rechnung stellen.
3.Füllen Sie auf dem Arbeitsblatt Rechnung die blauen Felder aus. Erfassen Sie neben dem Rechnungsempfänger auch dessen LeitwegID, die Umsatzsteuer-ID und die E-Mail-Adresse. Wir empfehlen, alle Felder auszufüllen oder die vorgegebenen Werte zu überschreiben.
4.Wechseln Sie zum Menü XRechnung und klicken Sie auf Rechnungsliste erzeugen. Die Vorlage hängt Ihre Artikelliste an die Rechnung an.
5.Klicken Sie auf Export XRechnung. Die Vorlage speichert die Rechnung im XRechnung-Format und bettet sie zusätzlich als PDF ein.
6.Vergeben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen und speichern Sie sie auf Ihrem Computer.
7.Übermitteln Sie die Datei an den Rechnungsempfänger. Ihre XRechnungs-Datei hat die Endung *.XML.
8.Sie können die Datei vorher online prüfen lassen. Das geht unter anderem mit dem „E-Rechnungs-Validator“ auf dem Landesportal von Baden-Württemberg unter der Adresse https://erechnungsvalidator.service-bw.de.
9.Archivieren Sie die XRechnungs-Datei in einem System Ihrer Wahl nach den Vorgaben der GoBD. Die GoBD verlangen eine nicht veränderbare Form. Nach Erstellung und Versand dürfen Sie die Inhalte der XRechnung nicht mehr ändern. Nutzen Sie deshalb ein System, das eine Historie von Versionen oder Änderungsverläufen führt. Die E-Rechnungen müssen über den festgelegten Zeitraum von mindestens 10 Jahren zugänglich und lesbar bleiben.
Voraussetzung für eine XRechnung
1.Für eine XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber brauchen Sie vorab dessen LeitwegID. Diese Nummer ordnet die E-Rechnung eindeutig dem Rechnungsempfänger zu. Sie wirkt wie ein elektronisches Postfach, ähnlich einer E-Mail-Adresse Ihres Auftraggebers. Für Bund und Länder ist die Angabe der LeitwegID auf der Rechnung zwingend. Ohne LeitwegID können Sie keine XRechnung an öffentliche Auftraggeber senden. Die LeitwegID bekommen Sie immer von Ihrem Auftraggeber. Wenden Sie sich dafür direkt an ihn. Arbeiten Sie für mehrere Behörden, erhalten Sie von jeder Institution eine eigene LeitwegID. Achten Sie dann darauf, die richtige LeitwegID zu verwenden. Bei privaten Auftraggebern lassen Sie die LeitwegID leer oder tragen besser einen beliebigen Platzhalter ein.
2.Erfassen Sie Ihre Artikel auf dem Blatt Artikel. Die Vorlage bildet die Rechnungssumme automatisch aus diesen Angaben.
3.Passen Sie wenn nötig die Umsatzsteuer an. Bei Sonderfällen nach § 13b UStG oder § 19 UStG wählen Sie den passenden Umsatzsteuercode auf dem Blatt Stammdaten.
4.Füllen Sie im Blatt Stammdaten alle Datenfelder aus. Ändern Sie keine Feldbezeichnungen und keine Feldnamen. Sonst entsteht keine korrekte XRechnung.
5.Füllen Sie im Blatt Rechnung alle Felder aus. Dazu gehören Rechnungsnummer, Leistungszeiträume, Zahlungsziele, der Rechnungsempfänger und die LeitwegID.
6.Legen Sie bei Bedarf einen Abzug oder Nachlass fest. Tragen Sie zuerst den %-Wert als Zahl ein und danach im Textfeld den Text für den Abzug. Brauchen Sie keine Abzüge, lassen Sie die Felder leer.
7.Erzeugen Sie vor dem Export einer XRechnung zuerst die Rechnungsliste. Klicken Sie dazu in der Excel-Datei auf das Symbol Rechnungsliste erzeugen. Damit kommen alle Positionen mit Mengen auf das Rechnungsblatt. Sie gehen später als PDF-Anlage in die XRechnung ein.
Pflichtfelder
Füllen Sie in Excel-Aufmaß XRechnung ein Pflichtfeld in Excel nicht aus, markiert die Vorlage es rot.
Umsatzsteuer
Die XRechnung kennt verschiedene Umsatzsteuercodes. Der Normalfall ist eine Rechnung mit 19% oder 7% Umsatzsteuer. Dafür gilt der Umsatzsteuercode „Standard“.
Prüfen Sie vor dem Export, ob auf dem Blatt Stammdaten die passende Auswahl aktiv ist.
Sicherheitseinbehalte
Nach der Definition der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gehören Sicherheitseinbehalte und Einbehalte bis zum Ende der Gewährleistungsfrist nicht zum Format einer XRechnung. Deshalb gibt es in der XRechnung kein eigenes Feld dafür.
Im Bauwesen ist ein Sicherheitseinbehalt von der Bruttosumme trotzdem üblich. Ermitteln Sie diesen Wert in Excel. Erfassen Sie ihn dann im Feld „zusätzlicher Rechnungstext“ in der Zeile 45.
Die Vorlage überträgt nur eine einzige Zeile, nämlich Zeile 45. Sie erscheint im Rechnungs-PDF und in der XRechnung im Feld BT-22 (Invoice note).
Die Zeilen 46 und 47 können Sie für das Rechnungs-PDF nutzen. Ihre Inhalte gehen nicht in die XRechnung ein.
Dort tragen Sie zum Beispiel diesen Text ein: „Von der Rechnungssumme ist ein vereinbarter Sicherheitseinbehalt in Höhe von xxxx EUR einzubehalten.“
Umsatzsteuer 0: § 13b UStG
Bei einem Fall nach § 13b UStG kehrt sich die Steuerschuld um (Reverse-Charge-Verfahren). Wählen Sie dann auf dem Blatt Stammdaten beim Umsatzsteuercode die Auswahl Wechsel der Steuerschuldnerschaft. Im Feld Umsatzsteuer auf dem Blatt Rechnung erfassen Sie 0%.
⚠️ Achtung: Wählen Sie Wechsel der Steuerschuldnerschaft, dann erfassen Sie auf dem Blatt Rechnung unbedingt die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers.
Umsatzsteuer 0: § 19 UStG
Sind Sie als Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit (Besteuerung der Kleinunternehmer), wählen Sie auf dem Blatt Stammdaten beim Umsatzsteuercode die Auswahl Steuerbefreit. Im Feld Umsatzsteuer auf dem Blatt Rechnung erfassen Sie 0%.
XRechnung erzeugen
Sind alle Daten auf dem Blatt Stammdaten und im Blatt Rechnung erfasst, klicken Sie auf Export XRechnung. Die Vorlage erzeugt die XML-Datei, die Sie an Ihren Auftraggeber übermitteln.
Über einen Dialog binden Sie bei Bedarf Anlagen in die XRechnung ein.
Die XRechnung ist eine XML-Datei. Sie enthält alle Rechnungsinformationen.
Die Vorlage erzeugt dabei immer auch die Rechnung als PDF. Dieses PDF bindet sie als rechnungsbegründende Unterlage (RBU) in die XML-Datei ein.
Sie müssen die Rechnung nicht zusätzlich als PDF an den Auftraggeber senden. Sie steckt immer in der XML-Datei.
Anlagen in der XRechnung
Klicken Sie auf Export XRechnung, erscheint zuerst eine Rückfrage. Die Vorlage fragt, ob Sie Datei-Anlagen in die XRechnung einfügen möchten.
Wollen Sie keine Anlagen einfügen, klicken Sie im Dialog auf Nein.
Wollen Sie Anlagen einfügen, klicken Sie im Dialog auf Ja. Wählen Sie dann die Datei-Anlagen aus. Wollen Sie keine weiteren Dateien einfügen, klicken Sie am Ende im Dialog auf Nein. Danach legen Sie fest, wo die XML-Datei der XRechnung gespeichert werden soll.
Wählen Sie mehrere Dateien aus, warten Sie bitte, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Gerade bei großen Datei-Anlagen dauert das etwas. Sind die Dateien eingefügt, erscheint der Dialog erneut. Sie können dann weitere Anlagen einfügen. Wollen Sie keine weiteren Dateien einfügen, klicken Sie am Ende im Dialog auf Nein.
Die Vorlage bettet die Anlagen in das XML ein. Es sind höchstens 200 Anlagen möglich. Die Dateigröße der Anlagen ist auf 10 Megabyte begrenzt. Klären Sie das bei Bedarf vorab mit Ihrem Auftraggeber.
Folgende Arten von Datei-Anlagen sind in der XRechnung zulässig:
•PDF-Dokumente
•Bilder (PNG, JPEG)
•Textdateien (CSV)
•Excel-Dateien (XLSX)
•OpenOffice-Dateien (ODS)
Wichtig bei Anlagen in einer XRechnung
•Fügen Sie keine Anlagen mit gleichem Dateinamen ein.
•Fügen Sie die Rechnung als PDF nicht noch einmal mit ein. Die Vorlage bindet sie immer schon automatisch als Datei-Anlage ein.
•Klären Sie im Vorfeld mit Ihrem Auftraggeber ab, welche Anlage er in welcher Form erwartet.
•Bilder als Anlagen machen die Datei schnell sehr groß. Auch das Speichern der XML-Datei dauert dann länger. Wandeln Sie Bilder deshalb vorher in PDF-Dateien um.
Rechnung als PDF
Brauchen Sie eine ausgedruckte oder archivierte Kopie der Rechnung, klicken Sie auf das Symbol Rechnung als PDF.
Speicherort und Dateiname legt die Vorlage automatisch fest. Sie nutzt dieselbe Funktion, um das Rechnungs-PDF als RBU in die XRechnung einzubetten.
Das PDF ist bewusst einfach gestaltet. Lesen Sie dazu bei Bedarf den Abschnitt Logo auf der PDF-Rechnung?
XRechnung prüfen?
Es gibt verschiedene Online-Dienste, bei denen Sie Ihre XRechnung prüfen lassen können. Nutzen Sie dafür zum Beispiel den https://erechnungsvalidator.service-bw.de/ des Serviceportals Baden-Württemberg.
