In allen Excel-Vorlagen für die Erweiterungen Excel-Aufmaß und Excel-Aufmaß XRechnung finden sich neben dem Blatt Aufmaß auch ein Blatt Rechnung, sowie ein Blatt Stammdaten. Um Rechnungen zu erzeugen und diese als GAEB X89 oder XRechnung auszugeben, müssen die Blätter Rechnung und Stammdaten ausgefüllt sein. Die Erweiterungen Excel-Aufmaß XRechnung verfügt darüber hinaus noch über ein Blatt Rechnungsjournal.
Die meisten Blätter sind gegen eine Veränderung geschützt, damit notwendige Feldnamen nicht aus Versehen geändert oder gelöscht werden. In diesem Fall wäre dann kein Export einer E-Rechnung mehr möglich. Sie können auf den beiden Blättern immer nur die farblich markierten Felder ausfüllen und bearbeiten, sowie Schriften und Formatierungen ändern. Eine Ausnahme ist das Blatt Rechnungsjournal, hier können Änderungen vorgenommen werden.
Stammdaten
Auf dem Blatt Stammdaten werden Ihre Firmendaten erfasst. Diese werden automatisch in das Rechnungsblatt übernommen und dort eingefügt. Im Blatt Stammdaten müssen alle Datenfelder vollständig erfasst werden. Diese können teilweise aus den Stammdaten von GAEB-Online 2025 übernommen, oder aber frei eingetragen werden. Ohne die Stammdaten kann keine gültige Rechnung erzeugt werden. Bitte füllen Sie diese daher als erstes aus. Damit Sie dies nicht immer wieder neu erfassen müssen, können Sie die Stammdaten auch direkt in den Vorlagedateien einfügen.
Anbei ein Bild der Stammdaten aus der Vorlage für Excel-Aufmaß XRechnung.
Unterhalb der Firmendaten legen Sie im Bereich Abzüge in der Rechnung für jeden der drei möglichen Abzüge den Abzugsmodus fest. Was die einzelnen Modi bedeuten, erklären wir weiter unten im Abschnitt Abzüge.
Rechnung
Die Stammdaten wie Firmenname und -Adresse, Bankverbindung etc. werden automatisch in das Blatt Rechnung übertragen. Alle weiteren Felder sind auf dem Blatt Rechnung zu ergänzen. Dies betrifft alle Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Aufmaßdatum, Leistungszeiträume, Zahlungsziele und natürlich den Rechnungsempfänger.
Summen
Die Rechnungssumme netto wird automatisch aus dem Aufmaß errechnet. Falls erforderlich stehen danach 3 Felder für Abzüge in % zur Verfügung. Hierbei kann die Überschrift der Summen und Zwischensummen geändert werden. Nach Eingabe der gültigen Umsatzsteuer wird dann hieraus die Rechnungssumme brutto errechnet.
Abzüge
Für Abzüge stehen drei Felder zur Verfügung, zum Beispiel für Nachlässe, Sicherheitseinbehalte oder Energiekosten. Ein Abzug besteht immer aus einer Zahl, dem %-Wert des Abzuges, und einem nachfolgenden Textfeld. In diesem Textfeld können Sie die Art des Abzuges erfassen, also statt "% Abzug Baustrom" zum Beispiel "% Energiekosten" oder ähnliches. Abzüge sind nur als Prozentwert und nicht pauschal möglich. Wenn Sie keine Abzüge benötigen, lassen Sie die Felder einfach leer.
Für jeden der drei Abzüge legen Sie auf dem Blatt Stammdaten zusätzlich den Abzugsmodus fest. Er bestimmt, wie der Abzug in der Rechnung wirkt und wie er in die GAEB X89 und die XRechnung übertragen wird:
•Netto – der klassische Nachlass. Der Abzug wird vor der Umsatzsteuer von der laufenden Zwischensumme abgezogen und mindert damit auch die Steuerbasis. In der XRechnung wird er als Nachlass übertragen, in der GAEB X89 als Rabattanteil mit Zwischensumme.
•Brutto – ein zahlungswirksamer Abzug vom Rechnungsbetrag brutto, zum Beispiel ein Sicherheitseinbehalt. Der Rechnungsbetrag bleibt unverändert, aber der Betrag zu zahlen wird gemindert. In der XRechnung wird dieser Abzug zusammen mit dem Feld "bereits erhalten (Brutto)" im Feld für gezahlte Beträge (Paid amount, BT-113) übertragen.
•Nur als Hinweiszeile – der Abzug verändert keine Beträge. Unter den Abzügen erscheint stattdessen eine Hinweiszeile ("Hinweis: Vom Rechnungsbetrag werden … einbehalten …"), und in der XRechnung wird der Hinweis als Anmerkung mit dem Betreffcode #PMT# übertragen. Der Auftraggeber zieht den Einbehalt dann selbst bei der Zahlung ab. Nur bei diesem Modus erscheint zusätzlich die Auswahl der Berechnungsbasis: Sie legt fest, ob der %-Wert vom Nettobetrag oder vom Bruttobetrag gerechnet wird. Nutzen Sie diese Einstellung nur, wenn der Auftraggeber Sie dazu auffordert.
Welche Art des Abzuges für Ihre Rechnung die richtige ist, ergibt sich in der Regel aus dem Bauvertrag oder den Vorgaben Ihres Auftraggebers.
Das Rechnungsblatt passt sich automatisch an: Netto-Abzüge erscheinen mit ihren Zwischensummen direkt unter der Rechnungssumme netto, Abzüge in den Modi Brutto und Nur als Hinweiszeile im Block Abzüge vom Bruttobetrag unter dem Rechnungsbetrag brutto. Dort zeigen die Zeilen "davon zahlungswirksam" und "davon nur nachrichtlich" die jeweiligen Summen. Nicht benötigte Zeilen werden ausgeblendet.
Alle im Bild blau eingefärbten Felder können Sie verändern. Also nicht nur die %-Werte für die Abzüge im hellen Blau, sondern auch die Überschriften für Summen, Zwischensummen, Text für Umsatzsteuer und so weiter hier in dunklerem Blau eingefärbt.
Zahlungsbedingungen
Auch die Zahlungsbedingungen sind ein freies Textfeld. Hier können Sie in einer Zeile Ihre Zahlungsbedingungen erfassen.
Zusätzlicher Rechnungstext
Unter dem Feld der Zahlungsbedingungen gibt es noch ein freies Textfeld für einen zusätzlichen Rechnungstext. Hier können Texte wie "Wir bedanken uns für Ihren Auftrag" oder ähnliches erfasst werden. Wenn Sie keinen zusätzlichen Text benötigen, lassen Sie das Feld einfach leer.
Kumulierte Rechnung (nur Excel-Aufmaß XRechnung)
Kumuliert bedeutet: Alle bereits vom Auftraggeber bezahlten Rechnungsbeträge zu dieser Leistung / Projekt werden summiert und vom aktuellen Rechnungsbetrag abgezogen. In der Regel wird diese Art der Rechnungsstellung bereits im Bauvertrag festgelegt.
Möchten oder müssen Sie bei der Rechnungsstellung bereits vom Auftraggeber bezahlte Beträge berücksichtigen, so können Sie die Summe im Feld "bereits erhalten (Brutto)" erfassen. Der Rechnungsbetrag wird dann entsprechend gemindert. Zusammen mit den zahlungswirksamen Brutto-Abzügen ergibt sich daraus der Betrag zu zahlen (Brutto).
Alle im folgenden Bild blau eingefärbten Felder können Sie verändern. Möchten Sie nicht kumuliert abrechnen, können Sie den Text im Feld "bereits erhalten (Brutto)" einfach löschen und das Feld für den Betrag leer lassen.
In beiden Fällen, also kumuliert oder nicht kumuliert, werden die Angaben mit in die GAEB X89 und XRechnung übertragen.
Rechnungsjournal (nur Excel-Aufmaß XRechnung)
Im Blatt Rechnungsjournal können Sie alle gestellten Rechnungen und vom AG hierzu gezahlte Beträge in einer Liste fortlaufend erfassen. Die vom AG gezahlten Beträge werden aufsummiert.
Das Blatt Rechnungsjournal kann ergänzt oder verändert werden.
Wenn Sie die Summe bezahlten Beträge aus dieser Liste in das Rechnungsblatt im Feld "bereits erhalten (Brutto)" automatisch einfügen möchten, so können Sie die Felder verknüpfen.
Fügen Sie hierzu auf dem Blatt Rechnung im entsprechenden Feld die Verknüpfung per "=Summe_bisher" ein. Die auf dem Rechnungsjournal ermittelte Summe, wird dann hier automatisch eingetragen.
Seiteneinstellungen und Ränder
Bitte beachten Sie, dass möglicherweise alle Einstellungen für die Ränder und Seiten in Ihrer Umgebung angepasst werden müssen. Die Gestaltung der Ränder und Aufteilung der Seiten hängt beispielsweise in Excel auch immer vom verwendeten Druckertreiber ab.
Kopfzeile der Rechnung anpassen?
Das Arbeitsblatt für die Rechnung ist vor Veränderungen gesichert, da die Pflichtdaten für die XRechnung aus den Feldern übernommen werden. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, können Sie die ersten 4 Zeilen im Kopfbereich des Rechnungsblattes frei verwenden und mit Ihren eigenen Daten ergänzen. Um Irrtümer zu vermeiden, raten wir dazu, wie in unserer Vorlage, die Basisdaten wie den Unternehmensnamen oder die Adresse aus dem Blatt Stammdaten zu referenzieren.
Logo auf der PDF-Rechnung?
Die Rechnung als PDF dient als RBU (RechnungsBegründendeUnterlage) und wurde bewusst so gestaltet, dass sie ohne die Dateigröße unnötig zu erhöhen einfach in das XML der XRechnung eingebettet werden kann. Sie ist daher optisch sehr einfach gehalten, da der Hauptinhalt ja elektronisch übertragen wird. Der Aufbau des PDFs der Rechnung wurde bewusst so gestaltet, dass es nur alle relevanten Elemente für eine gültige digitale Rechnung im Format der XRechnung enthält.
Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihr Logo auf dieser Rechnung erscheint, können Sie es über die Kopfzeile in Excel einfügen.
Das ist eine Standardfunktion in Excel, die wir ganz grob hier erklären möchten:
1.Gehen Sie in Excel die Druckvorschau und klicken auf Seite einrichten.
2.Wählen Sie das Register Kopf/Fußzeile und klicken dann auf Benutzerdefinierte Kopfzeile.
3.Klicken Sie das Register Kopfzeile der ersten Seite.
4.Klicken Sie auf das Symbol zum Bild einfügen. Wählen Sie Ihr Logo als Datei aus und fügen dies in den für Sie passenden Abschnitt ein.
Wir empfehlen Ihnen, dies nur für die erste Seite des PDF anzupassen. Es ist wahrscheinlich, dass Sie danach auch die Randeinstellungen neu anpassen müssen. Dieser Vorgang kann manchmal etwas knifflig sein, bis alles Ihren Bedürfnissen entspricht. Beachten Sie, dass diese Einstellung für jedes Blatt in Excel getrennt ausgeführt werden kann.
Sie haben natürlich immer die Möglichkeit, neben der XRechnung und dem von uns generierten Rechnungs-PDF auch eine eigene Rechnung nach Ihren Wünschen zu erstellen und diese an den Auftraggeber zu senden.
PDF-Rechnung in Farbe?
Das Design des Rechnungs-PDFs (Blatt Rechnung) wurde bewusst schwarz-weiß gehalten, um die Einfachheit zu wahren.
Wenn Sie dies ändern möchten, können Sie in Excel unter dem Register "Blatt" im Seitenlayout den Haken für Schwarzweißdruck entfernen. Auch dies ist eine Standardfunktion in Excel.
