Alle Excel-Vorlagen für die Erweiterungen Excel-Aufmaß und Excel-Aufmaß XRechnung enthalten neben dem Blatt Aufmaß auch ein Blatt Rechnung und ein Blatt Stammdaten.
Füllen Sie beide Blätter aus. Nur dann erzeugen Sie eine Rechnung und geben sie als GAEB X89 oder XRechnung aus.
Die Erweiterung Excel-Aufmaß XRechnung hat zusätzlich ein Blatt Rechnungsjournal.
Die meisten Blätter sind gegen Veränderungen geschützt. So bleiben die notwendigen Feldnamen erhalten. Ändern oder löschen Sie diese Feldnamen, lässt sich keine E-Rechnung mehr exportieren.
Auf den beiden Blättern füllen Sie nur die farblich markierten Felder aus. Schriften und Formatierungen dürfen Sie ändern.
Eine Ausnahme ist das Blatt Rechnungsjournal. Dort dürfen Sie Änderungen vornehmen.
Stammdaten
Auf dem Blatt Stammdaten erfassen Sie Ihre Firmendaten. Die Vorlage übernimmt sie automatisch in das Rechnungsblatt.
Füllen Sie auf dem Blatt Stammdaten alle Datenfelder aus. Einen Teil davon übernehmen Sie aus den Stammdaten von GAEB-Online 2025, den Rest tragen Sie frei ein.
Ohne vollständige Stammdaten entsteht keine gültige Rechnung. Füllen Sie das Blatt deshalb zuerst aus.
Sie müssen die Daten nicht jedes Mal neu erfassen. Tragen Sie die Stammdaten direkt in die Vorlagedateien ein.
Das folgende Bild zeigt die Stammdaten aus der Vorlage für Excel-Aufmaß XRechnung.
Unterhalb der Firmendaten legen Sie im Bereich Abzüge in der Rechnung für jeden der drei möglichen Abzüge den Abzugsmodus fest. Was die einzelnen Modi bedeuten, lesen Sie weiter unten im Abschnitt Abzüge.
Rechnung
Die Vorlage überträgt die Stammdaten automatisch in das Blatt Rechnung. Dazu gehören Firmenname, Firmenadresse und Bankverbindung.
Alle weiteren Felder ergänzen Sie auf dem Blatt Rechnung. Das betrifft Rechnungsnummer, Aufmaßdatum, Leistungszeiträume, Zahlungsziele und den Rechnungsempfänger.
Summen
Die Vorlage errechnet die Rechnungssumme netto automatisch aus dem Aufmaß.
Danach stehen drei Felder für Abzüge in % bereit. Die Überschriften der Summen und Zwischensummen können Sie ändern.
Tragen Sie die gültige Umsatzsteuer ein. Daraus entsteht die Rechnungssumme brutto.
Abzüge
Für Abzüge stehen drei Felder bereit, zum Beispiel für Nachlässe, Sicherheitseinbehalte oder Energiekosten.
Ein Abzug besteht immer aus einer Zahl, dem %-Wert des Abzuges, und einem nachfolgenden Textfeld. In diesem Textfeld erfassen Sie die Art des Abzuges. Statt „% Abzug Baustrom“ schreiben Sie dort zum Beispiel „% Energiekosten“.
Abzüge sind nur als Prozentwert möglich, nicht pauschal. Brauchen Sie keine Abzüge, lassen Sie die Felder leer.
Für jeden der drei Abzüge legen Sie auf dem Blatt Stammdaten zusätzlich den Abzugsmodus fest. Er bestimmt, wie der Abzug in der Rechnung wirkt. Er bestimmt auch, wie der Abzug in die GAEB X89 und in die XRechnung übergeht:
•Netto – der klassische Nachlass. Die Vorlage zieht den Abzug vor der Umsatzsteuer von der laufenden Zwischensumme ab. Damit sinkt auch die Steuerbasis. In der XRechnung erscheint er als Nachlass, in der GAEB X89 als Rabattanteil mit Zwischensumme.
•Brutto – ein zahlungswirksamer Abzug vom Rechnungsbetrag brutto, zum Beispiel ein Sicherheitseinbehalt. Der Rechnungsbetrag bleibt gleich. Nur der Betrag zu zahlen sinkt. In der XRechnung geht dieser Abzug zusammen mit dem Feld „bereits erhalten (Brutto)“ in das Feld für gezahlte Beträge (Paid amount, BT-113).
•Nur als Hinweiszeile – der Abzug verändert keine Beträge. Unter den Abzügen erscheint stattdessen eine Hinweiszeile („Hinweis: Vom Rechnungsbetrag werden … einbehalten …“). In der XRechnung geht der Hinweis als Anmerkung mit dem Betreffcode #PMT# mit. Der Auftraggeber zieht den Einbehalt dann selbst bei der Zahlung ab. Nur bei diesem Modus erscheint zusätzlich die Auswahl der Berechnungsbasis. Sie legt fest, ob der %-Wert vom Nettobetrag oder vom Bruttobetrag gerechnet wird. Nutzen Sie diese Einstellung nur, wenn der Auftraggeber Sie dazu auffordert.
Welche Art des Abzuges für Ihre Rechnung die richtige ist, ergibt sich in der Regel aus dem Bauvertrag oder den Vorgaben Ihres Auftraggebers.
Das Rechnungsblatt passt sich automatisch an. Netto-Abzüge erscheinen mit ihren Zwischensummen direkt unter der Rechnungssumme netto.
Abzüge in den Modi Brutto und Nur als Hinweiszeile stehen im Block Abzüge vom Bruttobetrag unter dem Rechnungsbetrag brutto. Dort zeigen die Zeilen „davon zahlungswirksam“ und „davon nur nachrichtlich“ die jeweiligen Summen. Nicht benötigte Zeilen blendet die Vorlage aus.
Alle im Bild blau eingefärbten Felder können Sie ändern. Dazu gehören die %-Werte für die Abzüge im hellen Blau. Dazu gehören auch die Überschriften für Summen und Zwischensummen sowie der Text für die Umsatzsteuer im dunkleren Blau.
Zahlungsbedingungen
Auch die Zahlungsbedingungen sind ein freies Textfeld. Tragen Sie dort Ihre Zahlungsbedingungen in einer Zeile ein.
Zusätzlicher Rechnungstext
Unter dem Feld der Zahlungsbedingungen gibt es ein weiteres freies Textfeld für einen zusätzlichen Rechnungstext. Dort tragen Sie zum Beispiel „Wir bedanken uns für Ihren Auftrag“ ein. Brauchen Sie keinen zusätzlichen Text, lassen Sie das Feld leer.
Kumulierte Rechnung (nur Excel-Aufmaß XRechnung)
Kumuliert bedeutet: Die Vorlage summiert alle bereits vom Auftraggeber bezahlten Rechnungsbeträge zu dieser Leistung oder zu diesem Projekt. Diese Summe zieht sie vom aktuellen Rechnungsbetrag ab.
In der Regel steht diese Art der Rechnungsstellung schon im Bauvertrag.
Wollen oder müssen Sie bereits bezahlte Beträge berücksichtigen, tragen Sie die Summe im Feld „bereits erhalten (Brutto)“ ein. Der Rechnungsbetrag sinkt dann entsprechend. Zusammen mit den zahlungswirksamen Brutto-Abzügen ergibt sich daraus der Betrag zu zahlen (Brutto).
Alle im folgenden Bild blau eingefärbten Felder können Sie ändern. Wollen Sie nicht kumuliert abrechnen, löschen Sie den Text im Feld „bereits erhalten (Brutto)“ und lassen das Feld für den Betrag leer.
In beiden Fällen, also kumuliert oder nicht kumuliert, überträgt die Vorlage die Angaben in die GAEB X89 und in die XRechnung.
Rechnungsjournal (nur Excel-Aufmaß XRechnung)
Im Blatt Rechnungsjournal führen Sie eine fortlaufende Liste. Tragen Sie dort alle gestellten Rechnungen und die vom Auftraggeber gezahlten Beträge ein. Die Vorlage summiert die gezahlten Beträge.
Das Blatt Rechnungsjournal dürfen Sie ergänzen und ändern.
Sie können die Summe der bezahlten Beträge automatisch in das Rechnungsblatt übernehmen. Verknüpfen Sie dazu das Feld „bereits erhalten (Brutto)“ mit dieser Liste.
Tragen Sie dazu auf dem Blatt Rechnung im entsprechenden Feld „=Summe_bisher“ ein. Die Summe aus dem Rechnungsjournal erscheint dann automatisch.
Seiteneinstellungen und Ränder
Möglicherweise müssen Sie alle Einstellungen für Ränder und Seiten an Ihre Umgebung anpassen. Ränder und Seitenaufteilung hängen in Excel auch vom verwendeten Druckertreiber ab.
Kopfzeile der Rechnung anpassen?
Das Arbeitsblatt Rechnung ist vor Veränderungen gesichert. Die Pflichtdaten für die XRechnung stammen aus diesen Feldern.
Die ersten vier Zeilen im Kopfbereich des Rechnungsblattes können Sie frei verwenden und mit eigenen Daten ergänzen.
Verweisen Sie dabei wie in unserer Vorlage auf das Blatt Stammdaten, zum Beispiel für den Unternehmensnamen und die Adresse. So vermeiden Sie Irrtümer.
Logo auf der PDF-Rechnung?
Die Rechnung als PDF dient als RBU (RechnungsBegründende Unterlage). Sie lässt sich in das XML der XRechnung einbetten, ohne die Dateigröße unnötig zu erhöhen.
Deshalb ist sie optisch sehr einfach gehalten. Der Hauptinhalt geht elektronisch an den Empfänger.
Das PDF enthält nur die Elemente, die für eine gültige digitale Rechnung im Format der XRechnung nötig sind.
Soll Ihr Logo auf dieser Rechnung erscheinen, fügen Sie es über die Kopfzeile in Excel ein.
Das ist eine Standardfunktion in Excel. Hier die Schritte in Grundzügen:
1.Öffnen Sie in Excel die Druckvorschau und klicken Sie auf Seite einrichten.
2.Wählen Sie das Register Kopf/Fußzeile und klicken Sie dann auf Benutzerdefinierte Kopfzeile.
3.Klicken Sie auf das Register Kopfzeile der ersten Seite.
4.Klicken Sie auf das Symbol zum Einfügen eines Bildes. Wählen Sie Ihre Logo-Datei aus und fügen Sie sie in den passenden Abschnitt ein.
Wir empfehlen, das nur für die erste Seite des PDF anzupassen. Danach müssen Sie wahrscheinlich auch die Randeinstellungen neu setzen. Bis alles Ihren Wünschen entspricht, sind meist mehrere Versuche nötig.
Diese Einstellung nehmen Sie in Excel für jedes Blatt getrennt vor.
Sie können zusätzlich zur XRechnung und zum erzeugten Rechnungs-PDF eine eigene Rechnung nach Ihren Wünschen erstellen und an den Auftraggeber senden.
PDF-Rechnung in Farbe?
Das Rechnungs-PDF aus dem Blatt Rechnung ist bewusst schwarz-weiß gehalten.
Wollen Sie das ändern, entfernen Sie in Excel im Seitenlayout unter dem Register „Blatt“ den Haken bei Schwarzweißdruck. Auch das ist eine Standardfunktion in Excel.
