In allen Excel-Vorlagen für die Erweiterungen "Excel-Aufmaß" und "Excel-Aufmaß XRechnung" finden sich neben dem Blatt Aufmaß auch ein Blatt Rechnung, sowie ein Blatt Stammdaten. Um Rechnungen zu erzeugen und diese als GAEB X89 oder XRechnung auszugeben, müssen die Blätter Rechnung und Stammdaten ausgefüllt sein. Die Erweiterungen "Excel-Aufmaß XRechnung" verfügt darüber hinaus noch über ein Blatt Rechnungsjournal.
Die meisten Blätter sind geben eine Veränderung geschützt, damit notwendige Feldnamen nicht aus versehen geändert oder gelöscht werden. In diesem Fall wäre dann kein Export einer E-Rechnung mehr möglich. Sie können auf den beiden Blättern immer nur die farblich markierten Felder ausfüllen und bearbeiten, sowie Schriften und Formatierungen ändern. Eine Ausnahme ist das Blatt Rechnungsjournal, hier können Änderungen vorgenommen werden.
Stammdaten
Auf dem Blatt Stammdaten werden Ihre Firmendaten erfasst. Diese werden automatisch in das Rechnungsblatt übernommen und dort eingefügt. Im Blatt Stammdaten müssen alle Datenfelder vollständig erfasst werden. Diese können teilweise aus den Stammdaten von "GAEB-Online 2023" übernommen, oder aber frei eingetragen werden. Ohne die Stammdaten kann keine gültige Rechnung erzeugt werden. Bitte füllen Sie diese daher als erstes aus. Damit Sie dies nicht immer wieder neu erfassen müssen, können Sie die Stammdaten auch direkt in den Vorlagedateien einfügen.
Anbei ein Bild der Stammdaten aus der Vorlage für "Excel-Aufmaß XRechnung".
Rechnung
Die Stammdaten wie Firmenname und -Adresse, Bankverbindung etc. werden automatisch in das Blatt Rechnung übertragen. Alle weiteren Felder sind auf dem Blatt Rechnung zu ergänzen. Dies betrifft alle Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Aufmaßdatum, Leistungszeiträume, Zahlungsziele und natürlich den Rechnungsempfänger.
Summen
Die Rechnungssumme netto wird automatisch aus dem Aufmaß errechnet. Falls erforderlich stehen danach 3 Felder für Abzüge in % zur Verfügung. Hierbei kann die Überschrift der Summen und Zwischensummen geändert werden. Nach Eingabe der gültigen Umsatzsteuer wird dann hieraus die Rechnungssumme brutto errechnet.
Abzüge
Für Abzüge stehen drei Felder zur Verfügung. Dort können noch Abzüge in % (nur als Prozentwerte) für zum Beispiel Nachlässe, Sicherheiten oder Energiekosten erfasst werden. Hierbei wird immer der %-Wert als Zahl, und danach in einem Textfeld der Text für den Abzug erfasst. Wenn Sie keine Abzüge benötigen, lassen Sie die Felder leer. Abzüge sind nur als Prozentwert und nicht pauschal möglich. Alle im folgenden Bild blau eingefärbten Felder können Sie verändern. Also nicht nur die %Werte für die Abzüge im hellen Blau, sondern auch die Überschriften für Summen, Zwischensummen, Text für Umsatzsteuer und so weiter hier in dunklerem Blau eingefärbt.
Eine Zeile für einen Abzug besteht aus einer Zahl, dem % Wert des Abzuges und einem nachfolgenden Textfeld. In diesem Textfeld können Sie die Art des Abzuges erfassen, also statt "% Abzug Baustrom" wie hier im Bild zum Beispiel "% Energiekosten" oder ähnliches. Wenn Sie keine Abzüge benötigen, lassen Sie die Felder einfach leer.
Zahlungsbedingungen
Auch die Zahlungsbedingungen sind ein freies Textfeld. Hier können Sie in einer Zeile Ihre Zahlungsbedingungen erfassen.
Zusätzlicher Rechnungstext
Unter dem Feld der Zahlungsbedingungen gibt es noch ein freies Textfeld für einen zusätzlichen Rechnungstext. Hier können Texte wie "Wir bedanken uns für Ihren Auftrag" oder ähnliches erfasst werden. Wenn Sie keinen zusätzlichen Text benötigen, lassen Sie das Feld einfach leer.
Kumulierte Rechnung (nur "Excel-Aufmaß XRechnung")
Kumuliert bedeutet: Alle bereits vom Auftraggeber bezahlten Rechnungsbeträge zu dieser Leistung / Projekt werden summiert und vom aktuellen Rechnungsbetrag abgezogen. In der Regel wird diese Art der Rechnungsstellung bereits im Bauvertrag festgelegt.
Möchten oder müssen Sie bei der Rechnungsstellung bereits vom Auftraggeber bezahlte Beträge berücksichtigen, so können Sie die Summe im Feld "bereits erhalten (Brutto)" erfassen. Der Rechnungsbetrag wird dann entsprechend gemindert.
Alle im folgenden Bild blau eingefärbten Felder können Sie verändern. Möchten Sie nicht kumuliert abrechnen, können Sie den Text im Feld "bereits erhalten (Brutto)" einfach löschen und das Feld für den Betrag leer lassen.
In beiden Fällen, also kumuliert oder nicht kumuliert, werden die Angaben mit in die GAEB X89 und XRechnung übertragen.
Rechnungsjournal (nur "Excel-Aufmaß XRechnung")
Im Blatt Rechnungsjournal können Sie alle gestellten Rechnungen und vom AG hierzu gezahlte Beträge in einer Liste fortlaufend erfassen. Die vom AG gezahlten Beträge werden aufsummiert.
Das Blatt Rechnungsjournal kann ergänzt oder verändert werden.
Wenn Sie die Summe bezahlten Beträge aus dieser Liste in das Rechnungsblatt im Feld "bereits erhalten (Brutto)" automatisch einfügen möchten, so können Sie die Felder verknüpfen.
Fügen Sie hierzu auf dem Blatt Rechnung im entsprechenden Feld die Verknüpfung per "=Summe_bisher" ein. Die auf dem Rechnungsjournal ermittelte Summe, wird dann hier automatisch eingetragen.
