Seit dem 27.11.2020 müssen Sie Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch als XRechnung erstellen und einreichen. Weitere öffentliche Auftraggeber führen diese Regelung nach und nach ein. Grundlage ist das E-Rechnungsgesetz für das öffentliche Auftragswesen aus dem Jahr 2017. Dieses Gesetz bezieht sich auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Mit der Erweiterung Excel-Aufmaß XRechnung erzeugen Sie direkt in Excel eine E-Rechnung als XRechnung 3.0 im Format UBL 2.1. Grundlage ist ein Aufmaß oder eine Liste aus dem Leistungsverzeichnis (LV) mit aufgemessenen Mengen. Diese Datei übermitteln Sie an den Empfänger.
Die Erweiterung erzeugt dabei automatisch die Rechnung selbst als PDF-Datei. Sie bindet die PDF-Datei als rechnungsbegründende Unterlage (RBU) in die XRechnung ein. Der Empfänger kann die XRechnung direkt elektronisch weiterverarbeiten. Die RBU mit den abgerechneten LV-Positionen sieht er als PDF-Datei oder als GAEB X89B ein und legt sie ab.
Die XRechnung exportieren Sie aus der Excel-Datei, die Sie mit GAEB-Online 2025 erzeugt haben. Nutzen Sie dazu das Menü GAEB-Aufmaß. Das geht nur, wenn Sie die Erweiterung Excel-Aufmaß XRechnung gekauft und installiert haben.
Voraussetzung für eine XRechnung
1.Für eine XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber brauchen Sie vorab die LeitwegID des Auftraggebers. Diese Leitweg-Identifikationsnummer (LeitwegID) adressiert eine E-Rechnung eindeutig an einen Rechnungsempfänger. Sie ist eine Art elektronisches Postfach, ähnlich wie die E-Mail-Adresse Ihres Auftraggebers. Für Bund und Länder ist die LeitwegID auf der Rechnung Pflicht. Arbeiten Sie für mehrere Behörden, dann bekommen Sie von jeder Behörde eine eigene LeitwegID.
2.Die LeitwegID erhalten Sie immer von Ihrem Auftraggeber. Wenden Sie sich dafür an Ihren Auftraggeber. Ohne LeitwegID gibt es keine XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Arbeiten Sie mit mehreren Auftraggebern zusammen, dann achten Sie auf die passende LeitwegID für den Auftragnehmer. Senden Sie eine XRechnung an einen privaten Auftraggeber, dann können Sie die LeitwegID leer lassen. Besser tragen Sie einen beliebigen Platzhalter ein.
3.Erfassen Sie in der Excel-Datei immer zuerst die Mengen aus dem Aufmaß. Nur dann entsteht eine XRechnung. Aus diesen Angaben bildet die Erweiterung die Rechnungssumme automatisch.
4.Passen Sie wenn nötig die Umsatzsteuer an. Bei Sonderfällen nach § 13b UStG oder § 19 UStG wählen Sie den passenden Umsatzsteuercode auf dem Blatt Stammdaten.
5.Füllen Sie in der Excel-Datei auf dem Blatt Stammdaten alle Datenfelder vollständig aus. Einen Teil davon übernehmen Sie aus den Stammdaten von GAEB-Online 2025. Die übrigen Felder tragen Sie frei ein. Ohne die Stammdaten entsteht keine gültige XRechnung.
6.Füllen Sie in der Excel-Datei auf dem Blatt Rechnung alle Felder aus. Dazu gehören Rechnungsnummer, Aufmaßdatum, Leistungszeiträume und Zahlungsziele. Dazu gehören auch der Rechnungsempfänger und, ganz wichtig, die LeitwegID.
7.In drei Feldern erfassen Sie zusätzlich Abzüge in Prozent, zum Beispiel für Nachlässe oder Sicherheiten. Tragen Sie den Prozentwert als Zahl ein. Tragen Sie danach im Textfeld den Text für den Abzug ein. Brauchen Sie keine Abzüge, dann lassen Sie die Felder leer.
8.Erzeugen Sie vor dem Export einer XRechnung die Rechnungsliste. Klicken Sie dazu in der Excel-Datei auf das Symbol Rechnungsliste erzeugen. Damit kommen alle Positionen mit Mengen auf das Rechnungsblatt. Später übernimmt die Erweiterung sie als PDF-Anlage in die XRechnung.
9.Möchte Ihr Auftraggeber eine rechnungsbegründende Unterlage, dann binden Sie eine GAEB X89B mit ein. Klären Sie vorher mit dem Auftraggeber, was er genau erwartet. Sie können auch eine GAEB X31 einbinden. Das geht aber nur von Hand. Für beide Fälle gibt es je ein Tutorial mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Pflichtfelder
Excel markiert leere Pflichtfelder in Excel-Aufmaß XRechnung rot.
Umsatzsteuer
Die XRechnung kennt verschiedene Umsatzsteuercodes. Der Normalfall ist eine Rechnung mit 19 Prozent oder 7 Prozent Umsatzsteuer. Dafür gilt der Umsatzsteuercode „Standard“. Prüfen Sie vor dem Export, ob auf dem Blatt Stammdaten die passende Auswahl aktiv ist.
Sicherheitseinbehalte
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) legt fest: Sicherheitseinbehalte und Einbehalte bis zum Ende der Gewährleistungsfrist gehören nicht zum Format einer XRechnung. Deshalb gibt es in der XRechnung kein eigenes Feld dafür.
Im Bauwesen ist ein Sicherheitseinbehalt von der Bruttosumme dennoch üblich. Möchten Sie ihn übertragen, dann ermitteln Sie den Wert in Excel. Tragen Sie ihn danach im Feld „zusätzlicher Rechnungstext“ in Zeile 45 ein.
Die Erweiterung überträgt nur eine einzige Zeile, nämlich Zeile 45. Diese Zeile erscheint im Rechnungs-PDF und in der XRechnung im Feld BT-22 (Invoice note). Die Zeilen 46 und 47 erfassen Sie bei Bedarf ebenfalls für das Rechnungs-PDF. In die XRechnung übernimmt die Erweiterung diese Inhalte aber nicht.
Dort fügen Sie zum Beispiel folgenden Text ein: „Von der Rechnungssumme ist ein vereinbarter Sicherheitseinbehalt in Höhe von xxxx EUR einzubehalten.“
Umsatzsteuer 0: § 13b UStG
Beim Fall nach § 13b UStG kehrt sich die Steuerschuld um (Reverse-Charge-Verfahren). Wählen Sie dann auf dem Blatt Stammdaten beim Umsatzsteuercode die Auswahl Wechsel der Steuerschuldnerschaft. Im Feld Umsatzsteuer auf dem Blatt Rechnung erfassen Sie dann 0 Prozent.
⚠️ Achtung: Wählen Sie Wechsel der Steuerschuldnerschaft, dann erfassen Sie auf dem Blatt Rechnung unbedingt die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers.
Umsatzsteuer 0: § 19 UStG
Sind Sie als Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit (Besteuerung der Kleinunternehmer), dann wählen Sie auf dem Blatt Stammdaten beim Umsatzsteuercode die Auswahl Steuerbefreit. Im Feld Umsatzsteuer auf dem Blatt Rechnung erfassen Sie dann 0 Prozent.
Leistungstext (BT-153)
Eine XRechnung im Bauwesen besteht in der Regel aus zwei Teilen. Der erste Teil ist die eigentliche XRechnung. Der zweite Teil ist eine eingebettete rechnungsbegründende Unterlage (RBU). In dieser RBU übermitteln Sie die aufgemessenen und abgerechneten Positionen als Liste an den Auftraggeber, zum Beispiel im Format „GAEB X89B“ oder „GAEB X31“.
Im Leistungstext (Feld BT-153) verwenden wir daher standardmäßig die Formulierung „Leistungen laut beigefügter Anlage (RBU)“. Diese Formulierung hat sich allgemein bewährt.
Wünscht Ihr Auftraggeber eine andere Formulierung, dann passen Sie den Text in den Stammdaten an. Tragen Sie dazu in Zeile 25 des jeweiligen Projekts den gewünschten Text ein. Die Erweiterung übernimmt ihn dann in die XRechnung. Dieses Feld darf nicht leer bleiben.
Diese Option steht ab der Version 9.0.1 der Excel-Aufmaß XRechnung zur Verfügung.
XRechnung erzeugen
Sind alle Daten auf dem Blatt Stammdaten und im Blatt Rechnung erfasst, dann klicken Sie auf Export XRechnung. Damit erzeugen Sie die XML-Datei und übermitteln sie an Ihren Auftraggeber. Dabei legen Sie fest, ob die Erweiterung eine GAEB X99B in die XRechnung einbindet. In einem zweiten Dialog binden Sie zusätzlich Anlagen ein.
Die XRechnung ist eine XML-Datei. Sie enthält alle Rechnungsinformationen. Die Erweiterung erzeugt dabei immer automatisch die Rechnung als PDF und bindet sie als rechnungsbegründende Unterlage (RBU) in die XML-Datei ein. Wenn Sie es festlegen, bindet sie auch die GAEB X89B als rechnungsbegründende Unterlage ein. Sie müssen die Rechnung nicht zusätzlich als PDF an den Auftraggeber senden. Sie ist immer in der XML-Datei eingebettet.
Unsere Lösung erstellt XRechnungen der Typen „Abschlagszahlung“, „Teilschlusszahlung“ und „Schlusszahlung“. XRechnungen für „Gutschriften“ oder „Storno“ (Invoice Type Code 381) unterstützt Excel-Aufmaß XRechnung nicht. Solche Rechnungen erzeugen Sie damit nicht.
Anlagen in der XRechnung
Beim Klick auf Export XRechnung fragt das Programm zusätzlich, ob Sie Datei-Anlagen in die XRechnung einfügen möchten.
Möchten Sie keine Anlagen einfügen, dann klicken Sie im Dialog auf Nein.
Möchten Sie Anlagen einfügen, dann klicken Sie im Dialog auf Ja. Wählen Sie danach die Datei-Anlagen aus. Möchten Sie keine weiteren Dateien einfügen, dann klicken Sie am Ende im Dialog auf Nein. Danach legen Sie fest, wo Sie die XML-Datei der XRechnung speichern.
Wählen Sie mehrere Dateien aus und fügen sie ein, dann warten Sie bitte, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Gerade bei großen Datei-Anlagen dauert das etwas. Sind die Dateien eingefügt, dann erscheint der Dialog erneut. So fügen Sie wenn nötig weitere Anlagen ein. Möchten Sie keine weiteren Dateien einfügen, dann klicken Sie am Ende im Dialog auf Nein.
Die Erweiterung bettet die Anlagen in das XML ein. Eine XRechnung nimmt höchstens 200 Anlagen auf. Die Dateigröße der Anlagen ist auf 10 Megabyte begrenzt. Klären Sie das vorher mit Ihrem Auftraggeber ab.
Folgende Arten von Datei-Anlagen sind in der XRechnung zulässig. Wir unterstützen sie alle:
•PDF-Dokumente
•Bilder (PNG, JPEG)
•Textdateien (CSV)
•Excel-Dateien (XLSX)
•OpenOffice-Dateien (ODS)
•XML-Dateien (GAEB X31 und GAEB X89, sowie GAEB X89B) mit der Extension zur XRechnung
Wichtig bei Anlagen in einer XRechnung
•Fügen Sie keine Anlagen mit gleichem Dateinamen ein.
•Fügen Sie die Rechnung als PDF nicht noch einmal mit ein. Die Erweiterung bindet sie immer schon automatisch als Datei-Anlage ein.
•Klären Sie im Vorfeld mit Ihrem Auftraggeber ab, welche Anlage er in welcher Form erwartet.
•Bilder als Anlagen machen die Dateien schnell sehr groß. Dann dauert auch das Speichern der XML-Datei lange. Wandeln Sie Bilder vorher in PDF-Dateien um. So bleiben die Dateien kleiner.
XRechnung speichern
Im letzten Schritt speichern Sie die XRechnung als Datei in einen Ordner Ihrer Wahl. Geben Sie der Datei einen Namen, den Sie wiederfinden und erkennen. Die Dateiendung ist immer *.XML.
Genau diese Datei senden Sie dann an Ihren Auftraggeber.
Auftraggeber möchte Mengennachweis
Beim Erstellen einer XRechnung erzeugt die Erweiterung automatisch die eigentliche Rechnung und die Übersicht der erfassten Positionen als PDF-Datei. Beides bindet sie als rechnungsbegründende Unterlage (RBU) in die XRechnung ein.
Verlangt der Auftraggeber zusätzlich einen digital prüfbaren Nachweis über die Mengen, dann fügen Sie diesen als GAEB X31-Datei oder als GAEB X89B-Datei in die XRechnung ein. Dafür müssen die Aufmaße richtig erfasst sein.
Beispiel GAEB X89B
Beim Export erscheint die Rückfrage „Möchten Sie eine Rechnungsbegründende Unterlage als GAEB X89B in die XRechnung mit einbinden?“. Bestätigen Sie diese Frage mit Ja, dann bettet die Erweiterung die GAEB X89B automatisch in die XRechnung ein.
So gehen Sie vor:
•Zunächst erfassen Sie Ihre Aufmaße und die Daten für die XRechnung.
•Erstellen Sie dann die XRechnung. Wählen Sie bei der Rückfrage nach der GAEB X89B die Antwort Ja.
•Die Erweiterung erstellt die GAEB X89B und bindet sie automatisch in die XRechnungsdatei ein.
Beispiel GAEB X31
Eine GAEB X31 fügen Sie der XRechnung von Hand hinzu. Speichern Sie dazu zuerst eine GAEB X31 auf Ihrem Computer. Binden Sie diese Datei danach als Anlage in die Rechnung ein.
So gehen Sie vor:
•Zunächst erfassen Sie Ihre Aufmaße und die Daten für die XRechnung.
•Erstellen Sie dann die GAEB X31-Datei von Hand über das Menü Export GAEB X31. Speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.
•Fügen Sie die gespeicherte Datei danach wie oben beschrieben als Anlage zur XRechnung hinzu.
KoSIT: Extension XRechnung
Alle EU-Mitgliedstaaten dürfen die EN-Norm 16931 für die XRechnung erweitern. So decken sie zum Beispiel branchenspezifische Anforderungen ab. Für den deutschen Standard XRechnung gibt es dafür die „Extension XRechnung“. Die KoSIT hat sie definiert. Diese Extension erlaubt unter anderem, zusätzliche Daten als XML-Dateien anzuhängen.
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hat die „Extension XRechnung“ definiert (kosit:extension:xrechnung_3.0). Wir unterstützen sie ab der Version 8.1.0. Damit binden Sie GAEB-XML-Dateien in das XML der XRechnung ein.
Die „Extension XRechnung“ erweitert den Standard XRechnung. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn der Standard allein nicht ausreicht. In unserem Fall nutzen wir die Extension für Anlagen im Format GAEB X31 oder GAEB X89B. Die Extension erlaubt neben den üblichen MIME-Typen auch den MIME-Type „application/xml“. Dadurch binden Sie GAEB-XML-Dateien als Anhang in eine XRechnung ein.
Was ist eine GAEB X89B
Die GAEB-Datei im Format X89B enthält alle abrechnungsrelevanten Daten wie Mengen, Positionen und Preise. Sie liegen strukturiert und maschinenlesbar vor. Die Datei dient als technische Grundlage für die automatische Prüfung von Rechnungen. Viele Auftraggeber verlangen sie als Pflichtbestandteil einer XRechnung.
Im GAEB-Datenaustausch stellt die Phase X89B die rechnungsbegründenden Unterlagen bereit. Diese Datei enthält alle Informationen zur Prüfung des Rechnungsbetrags. Dazu gehören Positionsangaben, Rabatte auf Auftragsebene und Positionshierarchien. Durch diese vollständige Datenstruktur brauchen Sie keine getrennte Dokumentenprüfung.
Unterschied GAEB X89 und GAEB X89B
Das Format GAEB X89 bildet die strukturierte Rechnungsdatei nach GAEB-Standard ab. Die ergänzende Datei GAEB X89B enthält die zugehörigen Leistungsnachweise und detaillierten Angaben als sogenannte rechnungsbegründende Unterlage.
Rechnung als PDF
Möchten Sie die Rechnung ausdrucken oder archivieren, dann nutzen Sie das Symbol Rechnung als PDF. Speicherort und Dateiname des PDFs legt das Programm automatisch fest. Denn dieselbe Funktion bettet das Rechnungs-PDF als RBU für den Auftraggeber in die XRechnung ein. Das PDF ist bewusst einfach gestaltet. Lesen Sie dazu wenn nötig den Abschnitt Logo auf der PDF-Rechnung?
XRechnung prüfen?
Es gibt verschiedene Online-Dienste, die eine XRechnung für Sie prüfen. Nutzen Sie zum Beispiel den https://erechnungsvalidator.service-bw.de/ des Serviceportals Baden-Württemberg.
Prüfergebnis bei eingebetteter GAEB X89B
Lassen Sie eine XRechnung mit eingebetteter GAEB X89B prüfen, dann geben viele Prüfprogramme folgenden Fehler aus. Das gilt zum Beispiel für den https://erechnungsvalidator.service-bw.de/:
Laut KoSIT entsteht dieser „Fehler“ so: Nach dem Standardschema darf in einer XRechnung eigentlich keine XML-Datei eingebunden sein. In Ihrem Fall ignorieren Sie die Meldung. Die eingebettete GAEB X89B-Datei entspricht den Vorgaben der XRechnung-Erweiterung. Lesen Sie dazu oben den Abschnitt KoSIT: Extension XRechnung. Das ist damit kein Fehler.
