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GAEB-Online 2021

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Rechnung als XRechnung 2.0

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Seit dem 27.11.2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden in elektronischer Form im Format XRechnung erstellt und eingereicht werden. Weitere öffentliche Auftraggeber werden diese Regelung in den nächsten Monaten einführen. Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung ist das e-Rechnungsgesetz für das öffentliche Auftragswesen aus dem Jahre 2017, das sich auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU bezieht.

Mit dem Zusatzprogramm "Excel-Aufmaß XRechnung" können Sie aus einem Aufmaß oder einer LV-Liste mit aufgemessenen Mengen, direkt in Excel, eine E-Rechnung als XRechnung 2.0 (im Format UBL 2.1) erzeugen und an den Empfänger übermitteln. Hierbei wird automatisch die Rechnung selbst, als rechnungsbegründende Unterlage (RBU), als PDF-Datei erzeugt und in die XRechnung mit eingebunden. Der Empfänger einer XRechnung kann diese direkt elektronisch weiterverarbeiten und die RBU (rechnungsbegründende Unterlage), mit den abzurechnenden LV-Positionen, als PDF-Datei einsehen und ablegen.

Der Export einer XRechnung erfolgt aus der von Ihnen erzeugten aus "GAEB-Online 2021" Excel-Datei im Menü GAEB-Aufmaß. Dies ist nur möglich, wenn Sie das Zusatzprogramm "Excel-Aufmaß XRechnung" erworben und installiert haben.

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Voraussetzung für eine XRechnung

1.Damit Sie eine XRechnung an den Auftraggeber senden können, benötigen Sie im Vorfeld die LeitwegID des Auftraggebers. Diese Leitweg-Identifikationsnummer (LeitwegID) dient der eindeutigen Adressierung einer E-Rechnung zu einem Rechnungsempfänger. Sie ist somit ein Art elektronisches Postfach, ähnlich wie eine eindeutige eMail-Adresse Ihres Auftraggebers. Für Bund und Länder ist die Angabe der LeitwegID auf der Rechnung verpflichtend. Arbeiten Sie für verschiedene Behörden, so bekommen Sie von jeder Behörde eine passende LeitwegID. Die LeitwegID erhalten Sie immer von Ihrem Auftraggeber. Bitte wenden Sie sich daher an Ihren Auftraggeber! Ohne LeitwegID keine XRechnung! Wenn Sie mit mehrere Auftraggebern zusammen arbeiten, achten Sie darauf die passende LeitwegID für den Auftragnehmer zu verwenden!

2.Um eine XRechnung zu erzeugen, müssen natürlich immer in der Excel-Datei Mengen erfasst sein. Die Rechnungssumme wird aus diesen Angaben automatisch gebildet.

3.Passen Sie ggfs. die Umsatzsteuer an. Bei Sonderfällen nach  §13b UStG oder  §19 UStG treffen Sie die entsprechende Auswahl bei den Umsatzsteuercodes auf dem Blatt Stammdaten.

4.In der Excel-Datei müssen im Blatt Stammdaten alle Datenfelder vollständig erfasst werden. Diese können teilweise aus den Stammdaten von "GAEB-Online 2021" übernommen, oder aber frei eingetragen werden. Ohne die Stammdaten kann keine gültige XRechnung erzeugt werden!

5.In der Excel-Datei müssen im Blatt Rechnung alle Felder ausgefüllt sein. Dies betrifft alle Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Aufmaßdatum, Leistungszeiträume, Zahlungsziele und natürlich den Rechnungsempfänger und (ganz wichtig) die LeitwegID.

6.Die Auswahl ob es sich um eine Abschlagszahlung, Teilschlusszahlung oder Schlusszahlung handelt ist nicht erforderlich, die XRechnung wird immer als Rechnungsart "Rechnung" gekennzeichnet.

7.Optional können in drei Feldern noch Abzüge in % für zum Beispiel Nachlässe oder Sicherheiten definieren. Hierbei wird immer der %-Wert als Zahl, und danach in einem Textfeld der Text für den Abzug erfasst. Wenn Sie keine Abzüge benötigen, lassen Sie die Felder leer.

8.Vor dem Export einer XRechnung muss per Mausklick die Rechnungsliste erzeugt werden! Klicken Sie hierzu in der Excel-Datei auf das Symbol Rechnungsliste erzeugen. Damit werden alle Positionen mit Mengen dem Rechnungsblatt hinzugefügt. Diese werden später in die XRechnung als PDF-Anlage übernommen.

Pflichtfelder

Sind Pflichtfelder in "Excel-Aufmaß XRechnung" in Excel nicht ausgefüllt, so werden diese rot markiert.

Umsatzsteuer

Die XRechnung kennt verschiedene Umsatzsteuercodes. Der Normalfall ist sicher eine Rechnung mit Umsatzsteuer von 19% oder 7%, in diesem Fall wird der Umsatzsteuercode "Standard" verwendet. Prüfen Sie vor dem Export der Rechnung als XRechnung, ob auf dem Blatt Stammdaten die passende Auswahl aktiviert ist.

Umsatzsteuer 0: § 13b UStG

Für den Fall nach § 13b UStG, also der Umkehr der Steuerschuld (Reverse-Charge-Verfahren), wählen Sie auf dem Blatt Stammdaten bei Umsatzsteuercode die Auswahl Wechsel der Steuerschuldnerschaft. Im Feld Umsatzsteuer auf dem Blatt Rechnung erfassten Sie dann 0%.

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Achtung: Wenn Sie Wechsel der Steuerschuldnerschaft auswählen müssen Sie auf dem Blatt Rechnung unbedingt die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers erfassen!

Umsatzsteuer 0: § 19 UStG

Sind Sie als Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit (Besteuerung der Kleinunternehmer), wählen Sie auf dem Blatt Stammdaten bei Umsatzsteuercode die Auswahl Steuerbefreit. Im Feld Umsatzsteuer auf dem Blatt Rechnung erfassten Sie dann 0%.

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XRechnung erzeugen

Sind alle Daten auf dem Blatt Stammdaten und im Blatt Rechnung erfasst, so kann mit Klick auf Export XRechnung die XML-Datei erzeugt und an Ihren Auftraggeber übermittelt werden.

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Die XRechnung ist eine XML-Datei und diese enthält alle Rechnungsinformationen. Hierbei wird auch immer automatisch die Rechnung als PDF erzeugt und als rechnungsbegründende Unterlage (RBU) in die XML-Datei mit eingebunden. Sie müssen die Rechnung nicht noch zusätzlich als PDF mit den Auftraggeber senden, diese ist immer in der XML-Datei eingebettet.

Rechnung als PDF

Wenn Sie die Rechnung zusätzlich ausdrucken oder archivieren möchten, können Sie direkt über das Symbol Rechnung als PDF ein PDF erzeugen.

 

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