Seit dem 27.11.2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden in elektronischer Form im Format XRechnung erstellt und eingereicht werden. Weitere öffentliche Auftraggeber werden diese Regelung in den nächsten Monaten einführen. Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung ist das e-Rechnungsgesetz für das öffentliche Auftragswesen aus dem Jahre 2017, das sich auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU bezieht.
Mit der Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" können Sie aus einem Aufmaß oder einer LV-Liste mit aufgemessenen Mengen, direkt in Excel, eine E-Rechnung als XRechnung 2.2 (im Format UBL 2.1) erzeugen und an den Empfänger übermitteln. Hierbei wird automatisch die Rechnung selbst, als rechnungsbegründende Unterlage (RBU), als PDF-Datei erzeugt und in die XRechnung mit eingebunden. Der Empfänger einer XRechnung kann diese direkt elektronisch weiterverarbeiten und die RBU (rechnungsbegründende Unterlage), mit den abzurechnenden LV-Positionen, als PDF-Datei einsehen und ablegen.
Der Export einer XRechnung erfolgt aus der von Ihnen erzeugten aus "GAEB-Online 2023" Excel-Datei im Menü GAEB-Aufmaß. Dies ist nur möglich, wenn Sie die Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" erworben und installiert haben.
Voraussetzung für eine XRechnung
1.Damit Sie eine XRechnung an den Auftraggeber senden können, benötigen Sie im Vorfeld die LeitwegID des Auftraggebers. Diese Leitweg-Identifikationsnummer (LeitwegID) dient der eindeutigen Adressierung einer E-Rechnung zu einem Rechnungsempfänger. Sie ist somit ein Art elektronisches Postfach, ähnlich wie eine eindeutige eMail-Adresse Ihres Auftraggebers. Für Bund und Länder ist die Angabe der LeitwegID auf der Rechnung verpflichtend. Arbeiten Sie für verschiedene Behörden, so bekommen Sie von jeder Behörde eine passende LeitwegID. Die LeitwegID erhalten Sie immer von Ihrem Auftraggeber. Bitte wenden Sie sich daher an Ihren Auftraggeber! Ohne LeitwegID keine XRechnung! Wenn Sie mit mehrere Auftraggebern zusammen arbeiten, achten Sie darauf die passende LeitwegID für den Auftragnehmer zu verwenden!
2.Um eine XRechnung zu erzeugen, müssen natürlich immer in der Excel-Datei Mengen erfasst sein. Die Rechnungssumme wird aus diesen Angaben automatisch gebildet.
3.Passen Sie ggfs. die Umsatzsteuer an. Bei Sonderfällen nach §13b UStG oder §19 UStG treffen Sie die entsprechende Auswahl bei den Umsatzsteuercodes auf dem Blatt Stammdaten.
4.In der Excel-Datei müssen im Blatt Stammdaten alle Datenfelder vollständig erfasst werden. Diese können teilweise aus den Stammdaten von "GAEB-Online 2023" übernommen, oder aber frei eingetragen werden. Ohne die Stammdaten kann keine gültige XRechnung erzeugt werden!
5.In der Excel-Datei müssen im Blatt Rechnung alle Felder ausgefüllt sein. Dies betrifft alle Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Aufmaßdatum, Leistungszeiträume, Zahlungsziele und natürlich den Rechnungsempfänger und (ganz wichtig) die LeitwegID.
6.Die Auswahl ob es sich um eine Abschlagszahlung, Teilschlusszahlung oder Schlusszahlung handelt ist nicht erforderlich, die XRechnung wird immer als Rechnungsart "Rechnung" gekennzeichnet.
7.Optional können in drei Feldern noch Abzüge in % für zum Beispiel Nachlässe oder Sicherheiten definieren. Hierbei wird immer der %-Wert als Zahl, und danach in einem Textfeld der Text für den Abzug erfasst. Wenn Sie keine Abzüge benötigen, lassen Sie die Felder leer.
8.Vor dem Export einer XRechnung muss per Mausklick die Rechnungsliste erzeugt werden! Klicken Sie hierzu in der Excel-Datei auf das Symbol Rechnungsliste erzeugen. Damit werden alle Positionen mit Mengen dem Rechnungsblatt hinzugefügt. Diese werden später in die XRechnung als PDF-Anlage übernommen.
Pflichtfelder
Sind Pflichtfelder in "Excel-Aufmaß XRechnung" in Excel nicht ausgefüllt, so werden diese rot markiert.
Umsatzsteuer
Die XRechnung kennt verschiedene Umsatzsteuercodes. Der Normalfall ist sicher eine Rechnung mit Umsatzsteuer von 19% oder 7%, in diesem Fall wird der Umsatzsteuercode "Standard" verwendet. Prüfen Sie vor dem Export der Rechnung als XRechnung, ob auf dem Blatt Stammdaten die passende Auswahl aktiviert ist.
Sicherheitseinbehalte
Gemäß der Definition der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gehören Sicherheitseinbehalte und Einbehalte bis zum Ende der Gewährleistungsfrist nicht zum Format einer XRechnung. Aus diesem Grund ist in der XRechnung kein spezielles Feld dafür vorgesehen. Wenn Sie jedoch wie oft im Bauwesen üblich den Sicherheitseinbehalt beispielsweise von der Bruttosumme berechnen und übertragen möchten, müssen Sie diesen Wert in Excel ermitteln und ihn dann im Feld "zusätzlicher Rechnungstext" in der Zeile 45 erfassen. Möglich ist dies ab der Version "Excel-Aufmaß XRechnung" V6.2.
Es erfolgt ausschließlich die Übertragung einer einzigen Zeile, nämlich Zeile 45. Diese spezifische Zeile wird sowohl im Rechnungs-PDF als auch in der XRechnung im Feld BT-22 (Invoice note) angezeigt. Die nachfolgenden Zeilen 46 und 47 können zwar für das Rechnungs-PDF erfasst werden, jedoch werden ihre Inhalte nicht in eine XRechnung übertragen.
Dort könnten Sie zum Beispiel folgenden Text einfügen: "Von der Rechnungssumme ist ein vereinbarter Sicherheitseinbehalt in Höhe von xxxx EUR einzubehalten."
Umsatzsteuer 0: § 13b UStG
Für den Fall nach § 13b UStG, also der Umkehr der Steuerschuld (Reverse-Charge-Verfahren), wählen Sie auf dem Blatt Stammdaten bei Umsatzsteuercode die Auswahl Wechsel der Steuerschuldnerschaft. Im Feld Umsatzsteuer auf dem Blatt Rechnung erfassten Sie dann 0%.
Achtung: Wenn Sie Wechsel der Steuerschuldnerschaft auswählen müssen Sie auf dem Blatt Rechnung unbedingt die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers erfassen!
Umsatzsteuer 0: § 19 UStG
Sind Sie als Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit (Besteuerung der Kleinunternehmer), wählen Sie auf dem Blatt Stammdaten bei Umsatzsteuercode die Auswahl Steuerbefreit. Im Feld Umsatzsteuer auf dem Blatt Rechnung erfassten Sie dann 0%.
XRechnung erzeugen
Sind alle Daten auf dem Blatt Stammdaten und im Blatt Rechnung erfasst, so kann mit Klick auf Export XRechnung die XML-Datei erzeugt und an Ihren Auftraggeber übermittelt werden. Optional können über einen Dialog Anlagen in die XRechnung eingebunden werden.
Die XRechnung ist eine XML-Datei und diese enthält alle Rechnungsinformationen. Hierbei wird auch immer automatisch die Rechnung als PDF erzeugt und als rechnungsbegründende Unterlage (RBU) in die XML-Datei mit eingebunden. Sie müssen die Rechnung nicht noch zusätzlich als PDF mit den Auftraggeber senden, diese ist immer in der XML-Datei eingebettet.
Anlagen in der XRechnung
Beim Klick auf Export XRechnung erscheint immer zuerst eine Rückfrage, ob Sie Datei-Anlagen in die XRechnung einfügen möchten.
Wenn Sie keine Anlagen einfügen möchten, klicken Sie im Dialog auf Nein.
Wenn Sie Anlagen einfügen möchten, so klicken Sie im Dialog auf Ja und wählen dann die Datei-Anlagen aus. Möchten Sie keine weiteren Dateien einfügen klicken Sie am Ende im Dialog, dann auf Nein. Danach legen Sie fest wo die XML-Datei der XRechnung abgespeichert werden soll.
Wenn Sie mehrere Dateien auswählen und einfügen, warten Sie bitte bis der Prozess abgeschlossen ist. Gerade bei großen Datei-Anlagen kann dies ein wenig dauern. Sie die Dateien eingefügt, erscheint wieder der Dialog um ggfs. noch weitere Anlagen einzufügen. Möchten Sie keine weiteren Dateien einfügen klicken Sie am Ende im Dialog, dann auf Nein.
Die Anlagen werden in das XML mit "eingebettet". Die Anzahl von Anlagen ist maximal auf 200 beschränkt. Die Dateigröße der Anlagen ist begrenzt auf 10 Megabyte. Eventuell klären Sie dies im Vorfeld mit Ihrem Auftraggeber ab.
Folgende Arten von Datei-Anlagen sind der XRechnung zulässig:
•PDF-Dokumente
•Bilder (PNG, JPEG)
•Textdateien (CSV)
•Excel-Dateien (XLSX)
•OpenOffice-Dateien (ODS)
Wichtig bei Anlagen in einer XRechnung
•Fügen Sie keine Anlagen mit gleichem Dateinamen ein.
•Fügen Sie die Rechnung als PDF nicht (nochmals) mit ein. Diese wird immer schon automatisch als Datei-Anlage eingebunden.
•Klären Sie im Vorfeld mit Ihrem Auftraggeber ab, welche Anlage er in welcher Form erwartet.
•Wenn Sie Bilder als Anlagen einfügen, können die Dateien sehr schnell recht groß werden. Auch das Speichern der XML-Datei dauert dann entsprechend lange. Wir würden empfehlen Bilder vorher in PDFs zu wandeln, damit die Dateien nicht so groß werden.
Rechnung als PDF
Wenn Sie eine ausgedruckte oder archivierte Kopie der Rechnung wünschen, können Sie dies direkt über das Symbol "Rechnung als PDF" tun. Dabei wird der Speicherort und Dateiname des erzeugten PDFs automatisch festgelegt, da diese Funktion auch verwendet wird, um das Rechnungs-PDF in die XRechnung als RBU für den Auftraggeber einzubetten. Das PDF wurde bewusst simpel gestaltet. Lesen Sie hierzu ggfs. den Abschnitt Logo auf der PDF-Rechnung?
