Liegt Ihr Leistungsverzeichnis nur als PDF-Datei vor, können Sie es über Import PDF direkt übernehmen, ohne die Positionen von Hand zu erfassen. Der Excel-LV-Generator liest den Text der PDF-Datei aus, erkennt die LV-Struktur automatisch und stellt sie in der bearbeitbaren Vorschau dar. Am besten funktioniert das mit PDF-Dateien, die aus einem Programm heraus erzeugt wurden (etwa aus einem AVA- oder Textprogramm). Für eingescannte LVs gibt es eine Texterkennung – siehe weiter unten.
Schritt für Schritt
1.Auf Import PDF klicken. Es erscheint zuerst ein kurzer Hinweis, was das Programm tut und was die PDF-Datei mitbringen sollte – mit Weiter bestätigen.
2.Die PDF-Datei wählen.
3.Die Frage beantworten, ob die Langtexte mit übernommen werden sollen: Ja = Kurz- und Langtexte, Nein = nur die Kurztexte.
4.Die automatisch erkannten Positionen erscheinen in der bearbeitbaren Vorschau, nach Ordnungszahl aufsteigend sortiert.
5.Die Erkennung prüfen: PosArt über die Auswahlliste setzen und Inhalte bei Bedarf anpassen.
6.Bei Bedarf OZ neu nummerieren.
7.Inhalte abschließend prüfen und mit Excel-LV-Vorlage erstellen die Datei erzeugen.
Was erkannt wird
Spalte in der Vorschau |
Inhalt aus der PDF-Datei |
|---|---|
OZ |
Wird aus der PDF übernommen, sofern vorhanden – andernfalls über OZ neu nummerieren automatisch vergeben. |
PosArt |
Bereiche/Überschriften und Positionen werden automatisch erkannt; in der Vorschau prüfen und bei Bedarf anpassen. |
Kurztext / Langtext |
Positionstexte aus der PDF. Ob die Langtexte mitkommen, entscheiden Sie beim Einlesen. |
Menge / Einheit |
Sofern in der PDF vorhanden. Zahlen werden immer in die deutsche Schreibweise umgesetzt (1.234,50). |
EP |
Einheitspreis, sofern in der PDF vorhanden. |
Hinweis |
Hier vermerkt das Programm, wo es sich nicht sicher war. Diese Spalte dient nur der Kontrolle und wird nicht in die Excel-Vorlage und damit auch nicht ins GAEB-LV übernommen. |
Eingescannte PDF-Dateien
Enthält die PDF-Datei keinen lesbaren Text – etwa weil sie eingescannt wurde – merkt das der Excel-LV-Generator und fragt Sie, ob er eine Texterkennung starten soll. Dabei wird jede Seite wie mit einer Lupe gelesen; das dauert etwa ein bis drei Sekunden pro Seite, bei einem dicken LV also durchaus einige Minuten. Ein Fenster zeigt Ihnen dabei an, welche Seite gerade bearbeitet wird.
Prüfen Sie das Ergebnis danach besonders sorgfältig: Bei der Texterkennung können Zeichen verwechselt werden, etwa eine 5 mit einem S oder eine 0 mit einem O. Alle so eingelesenen Zeilen tragen deshalb in der Spalte Hinweis den Vermerk, dass sie über die Texterkennung stammen.
Das Ergebnis prüfen
Eine PDF-Datei ist zum Ansehen und Ausdrucken gemacht, nicht zum Weiterverarbeiten. Deshalb gilt: Das Programm rät nichts. Was es nicht sicher erkennt, bleibt leer und wird in der Spalte Hinweis vermerkt. Nehmen Sie sich nach dem Einlesen auf jeden Fall Zeit für diese Prüfung:
•Ist alles da? Vergleichen Sie die letzte Position im PDF mit der letzten Zeile in der Vorschau. So sehen Sie sofort, ob ein ganzer Abschnitt fehlt.
•Spalte Hinweis durchgehen. Jede Zeile mit einem Eintrag einmal ansehen und mit dem PDF vergleichen.
•Mengen stichprobenartig prüfen. Besonders dort, wo im Text selbst Maße stehen (zum Beispiel „Breite bis 1,20 m“) oder wo eine ungewöhnliche Einheit verwendet wird.
•Bedarfs- und Wahlpositionen kontrollieren. Sie erkennt das Programm an den Kennzeichen im Ausdruck. Fehlt dort ein Kennzeichen, wird daraus eine normale Position – und die Menge zählt in der Summe mit. Über die PosArt-Auswahlliste können Sie das korrigieren.
•Positionen über den Seitenwechsel. Geht eine Position im PDF über zwei Seiten, kann die Menge fehlen. Solche Zeilen fallen in der Vorschau durch die leere Mengenspalte auf.
Wichtig: Sind im PDF Preise eingetragen, rechnet das Programm zur Sicherheit Menge × Einheitspreis gegen den Gesamtbetrag und meldet jede Abweichung. Bei einem LV ohne Preise – dem Normalfall bei Ausschreibungen – ist diese Kontrolle nicht möglich. Dann prüfen nur Sie selbst die Mengen, und eine übersehene falsche Menge geht direkt in Ihre Kalkulation.
Wenn etwas nicht klappt
•Es werden keine Positionen gefunden. Machen Sie den Schnelltest: Text im PDF markieren, kopieren und in ein Textprogramm einfügen. Erscheint lesbarer Text, passt vermutlich das Nummernschema nicht zum gewohnten Aufbau – erscheint nichts oder nur Zeichensalat, nutzen Sie die Texterkennung.
•Es sind zu viele Zeilen entstanden. Enthält die Datei vor dem eigentlichen LV noch Anschreiben, Formulare oder Vorbemerkungen, werden nummerierte Absätze daraus manchmal als Positionen gelesen. Diese Zeilen können Sie in der Vorschau einfach löschen.
•Nicht unterstützt: PDF-Dateien mit Passwortschutz, gedrehte Seiten sowie Ausdrucke, bei denen zwei LV-Spalten nebeneinander stehen.
Gut zu wissen
•Erkennung prüfen: Da PDF kein strukturiertes Datenformat ist, prüfen Sie die automatische Erkennung in der Vorschau und korrigieren Sie PosArt, OZ oder Texte bei Bedarf.
•Kein fertiges GAEB: Wie bei den anderen Wegen entsteht zunächst eine Excel-Vorlage, die Sie anschließend mit GAEB-Online 2025 in ein GAEB-LV umwandeln.
Wie bei einer eingelesenen Excel- oder DATANORM-Datei sind auch im PDF-Modus Vorschau generieren und das Register Optionen deaktiviert, solange die eingelesenen Daten geladen sind. Über die PosArt-Auswahlliste und OZ neu nummerieren können Sie die Gliederung jederzeit anpassen – siehe Vorschau bearbeiten.
