Standardmäßig legt jeder Arbeitsplatz in GAEB-Online 2025 seine eigene KI-Preisdatenbank lokal ab. Sollen mehrere Mitarbeiter gemeinsam Preise einlernen und abrufen, genügt es, die Datenbankdatei auf ein Netzlaufwerk zu verschieben und auf jedem Arbeitsplatz den entsprechenden Pfad einzutragen. Einen eigenen Server brauchen Sie dafür nicht – ein freigegebener Ordner auf einem Windows-PC im Büronetzwerk reicht aus.
Die Datenbank
Der KI-Preisnavigator speichert alle angelernten Preisdaten in der Datei gaebItems.db. Legen Sie diese Datei auf einem gemeinsam zugänglichen Netzlaufwerk ab, damit mehrere Arbeitsplätze dieselbe Preisdatenbank nutzen können.
Was auf den Server gehört – und was nicht: Nur die Datei gaebItems.db (und der automatisch angelegte Unterordner _backups) kommen auf den Server. Die KI-Modelldateien im Ordner %LocalAppData%\GAEBOnline\ML\ bleiben lokal auf jedem Arbeitsplatz – sie werden einmalig automatisch heruntergeladen, sind auf allen Rechnern identisch und müssen nicht geteilt werden. Verschieben Sie diesen Ordner nicht auf den Server.
Die Datenbank verwendet den SQLite-WAL-Modus und einen automatischen Wartemechanismus (busy_timeout), damit gleichzeitige Lese- und Schreibzugriffe von 2–3 Arbeitsplätzen reibungslos funktionieren. Vor jedem Schreibvorgang wird automatisch eine Sicherungskopie angelegt (max. 3 Versionen, Ordner _backups neben der Datenbankdatei).
Einrichtung im Netzwerk
1. Datenbankdatei auf das Netzlaufwerk verschieben
Legen Sie die Datei in einem Netzwerkordner ab, auf den alle Arbeitsplätze zugreifen können, zum Beispiel:
\\SERVER\Freigabe\GAEB-Online\KI-Preise\gaebItems.db
Der Unterordner _backups wird vom Programm automatisch angelegt.
2. Pfad im Programm eintragen
Tragen Sie den Netzwerkpfad auf jedem Arbeitsplatz unter Einstellungen → KI-Preisnavigator → Datenbankpfad ein. Sie können einen UNC-Pfad (\\Server\...) oder einen Laufwerksbuchstaben (Z:\...) verwenden.
3. Berechtigungen auf dem Netzwerkordner
Das Benutzerkonto, unter dem GAEB-Online 2025 läuft, benötigt auf den freigegebenen Ordner:
•Lesen und Schreiben – zum Abrufen und Speichern von Preisen
•Unterordner erstellen – damit das Programm den Ordner _backups anlegen kann
4. Einrichtung prüfen
Lernen Sie nach der Einrichtung auf Arbeitsplatz 1 einen Testpreis ein und prüfen Sie auf Arbeitsplatz 2, ob der Preis erscheint. Prüfen Sie außerdem, ob im Netzwerkordner ein Unterordner _backups mit einer Sicherungsdatei angelegt wurde.
Freigabe auf einem Windows-PC einrichten
Haben Sie keinen Server oder NAS, können Sie einen normalen Windows-10- oder Windows-11-PC als Freigabe-Rechner verwenden. Der Freigabe-PC muss während der Nutzung eingeschaltet und im Netzwerk erreichbar sein.
Schritt 1 – Ordner auf dem Freigabe-PC anlegen
Erstellen Sie auf dem Freigabe-PC einen Ordner für die Preisdatenbank, zum Beispiel:
C:\GAEB-KI-Preise
Schritt 2 – Ordner freigeben
1.Rechtsklick auf den Ordner → Eigenschaften → Registerkarte Freigabe.
2.Auf Erweiterte Freigabe … klicken.
3.Haken bei Diesen Ordner freigeben setzen, Freigabename vergeben (z. B. GAEB-KI-Preise).
4.Auf Berechtigungen klicken: entweder den konkreten Windows-Benutzer eintragen oder Jeder mit Lesen/Schreiben (Vollzugriff) erlauben – je nach gewünschter Sicherheitsstufe.
5.Mit OK bestätigen.
Schritt 3 – Netzwerkerkennung und Dateifreigabe aktivieren
Damit andere PCs den Freigabe-PC finden können, muss die Netzwerkerkennung eingeschaltet sein:
1.Systemsteuerung → Netzwerk- und Freigabecenter → Erweiterte Freigabeeinstellungen öffnen.
2.Unter Privat: Netzwerkerkennung aktivieren und Datei- und Druckerfreigabe aktivieren wählen.
3.Speichern.
Hinweis: Windows aktiviert die passende Firewall-Regel automatisch, wenn Sie die Freigabe einrichten. Ein manuelles Öffnen von Ports ist in der Regel nicht notwendig.
Schritt 4 – Computernamen des Freigabe-PCs ermitteln
Auf dem Freigabe-PC: Rechtsklick auf Dieser PC → Eigenschaften. Notieren Sie den Gerätenamen (z. B. BUERO-PC). Der vollständige UNC-Pfad zur Datenbank lautet dann:
\\BUERO-PC\GAEB-KI-Preise\gaebItems.db
Schritt 5 – Auf den anderen Arbeitsplätzen verbinden
Auf jedem weiteren Arbeitsplatz können Sie entweder den UNC-Pfad direkt verwenden oder ein Netzlaufwerk einbinden:
•UNC-Pfad direkt: Im Explorer die Adressleiste anklicken und \\BUERO-PC\GAEB-KI-Preise eingeben – der Ordner öffnet sich, wenn Freigabe und Netzwerk korrekt eingerichtet sind.
•Netzlaufwerk verbinden (empfohlen): Im Explorer → Dieser PC → Netzlaufwerk verbinden. Laufwerksbuchstaben wählen (z. B. Z:), Pfad \\BUERO-PC\GAEB-KI-Preise eintragen, Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen aktivieren.
Schritt 6 – Pfad in GAEB-Online 2025 eintragen
Tragen Sie auf jedem Arbeitsplatz unter Einstellungen → KI-Preisnavigator → Datenbankpfad den Pfad zur Datei ein, zum Beispiel \\BUERO-PC\GAEB-KI-Preise\gaebItems.db oder Z:\gaebItems.db.
Tipp: Verwenden Sie den Laufwerksbuchstaben (Z:\), wenn der Computername im Netzwerk wechseln kann, oder den UNC-Pfad (\\BUERO-PC\...), wenn der Computername stabil ist und kein Laufwerksbuchstabe frei ist.
Geeignete Server und Dienste
•Windows Server 2016 / 2019 / 2022 mit SMB-Freigabe – beste Wahl
•NAS von QNAP oder Synology – geeignet mit aktueller Firmware (Geräte ab ca. 2018 empfohlen)
•Windows 10 / 11 als Freigabe-PC – geeignet, wenn der PC während der Nutzung eingeschaltet bleibt
Empfehlung: Verwenden Sie eine kabelgebundene Ethernet-Verbindung. WLAN-Unterbrechungen können bei Schreibvorgängen auf ein Netzlaufwerk zu Fehlern führen.
Ungeeignete Server und Dienste
Die folgenden Dienste unterstützen die erforderlichen Dateisperren nicht und sind daher für die gemeinsame Nutzung der Preisdatenbank nicht geeignet:
•Cloud-Synchronisationsdienste (Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud u. ä.) – synchronisieren Dateien asynchron; bei gleichzeitigem Zugriff entstehen inkonsistente Zustände oder Konfliktkopien
•WebDAV-Laufwerke – kein Byte-Range Locking
•FTP / SFTP als Netzlaufwerk – kein echtes Dateisystem, kein Locking
•Ältere NAS-Geräte ohne aktuelles Firmware-Update – SMB-Dateisperren oft unvollständig implementiert
•VPN mit instabiler oder hochlatenter Verbindung (> ca. 20 ms) – erhöhtes Risiko für Schreibfehler
Gleichzeitig Daten zurückspeichern
Greifen zwei Arbeitsplätze gleichzeitig schreibend auf die Datenbank zu, wartet das Programm automatisch bis zu fünf Sekunden, bis der andere Vorgang abgeschlossen ist. Klappt das nicht rechtzeitig, erscheint folgende Meldung:
„Die Preisdatenbank wird gerade von einem anderen Arbeitsplatz verwendet. Bitte einen Moment warten und den Vorgang erneut starten."
Es wurde dann nichts gespeichert. Ein erneuter Versuch genügt.
Zusätzliche Datensicherung empfohlen
GAEB-Online 2025 legt automatisch bis zu 3 Sicherungskopien der Datenbank im Ordner _backups neben der Datenbankdatei ab. Für eine vollständige Datensicherung empfehlen wir, den Netzwerkordner mit der Preisdatenbank zusätzlich in Ihre reguläre IT-Datensicherung einzubeziehen (z. B. Windows Server Backup, Acronis oder Veeam).
Fehlerbehebung
Fehlermeldung „Datenbank ist gesperrt"
Ein anderer Arbeitsplatz schreibt gerade. Das Programm wartet automatisch bis zu 5 Sekunden. Erscheint die Meldung häufiger, prüfen Sie die Netzwerkverbindung und – bei NAS-Geräten – ob die Firmware aktuell ist.
Preise auf Arbeitsplatz 2 erscheinen nicht
Prüfen Sie, ob beide Arbeitsplätze denselben Datenbankpfad eingestellt haben: Einstellungen → KI-Preisnavigator → Datenbankpfad.
Kein _backups-Ordner wird angelegt
Das Benutzerkonto, unter dem GAEB-Online 2025 läuft, hat keine Berechtigung zum Erstellen von Unterordnern im Netzwerkordner. Bitte prüfen Sie die Freigabe-Berechtigungen.
Datenbank wiederherstellen
1.Alle Arbeitsplätze schließen.
2.Aktuelle Sicherungsdatei aus dem Ordner _backups kopieren.
3.Als gaebItems.db im Netzwerkordner ablegen (alte Datei vorher umbenennen).
4.GAEB-Online 2025 neu starten.
WAL-Dateien (.db-wal / .db-shm) verbleiben nach einem Absturz
Das ist kein Fehler. Schließen Sie alle Arbeitsplätze und starten Sie einen Arbeitsplatz neu – SQLite führt die Wiederherstellung automatisch durch und löscht die Dateien.
