Jeder Arbeitsplatz legt seine KI-Preisdatenbank zunächst lokal ab. Sollen mehrere Mitarbeiter gemeinsam Preise einlernen und abrufen, legen Sie die Datenbank auf einer Netzwerkfreigabe ab. Danach nutzen alle Arbeitsplätze dieselbe Preisdatenbank – sie lesen daraus ihre Preisvorschläge und speichern neue Preise dorthin zurück.
Der Netzbetrieb ist aktiv, sobald das Feld KI-Daten Verzeichnis in den KI-Optionen (Register KI-PreisNavigator, Schaltfläche KI-Optionen…) auf eine Netzwerkfreigabe zeigt. Arbeiten Sie nur lokal oder von einem USB-Stick, ändert sich nichts.
Was Sie beachten müssen
Verwenden Sie eine Windows-Dateifreigabe (SMB): einen Windows-Server oder einen dauerhaft eingeschalteten Windows-PC im Büronetzwerk.
⚠️ Wichtig: Kein NAS-Gerät. Was ist ein NAS? Ein NAS (Netzwerkspeicher) ist eine kompakte Box mit einer oder mehreren Festplatten, die Sie ins Netzwerk hängen, um Dateien zentral für alle abzulegen – zum Beispiel Geräte von Synology, QNAP oder Western Digital. So praktisch ein NAS für gewöhnliche Dateien ist: für die gemeinsame KI-Preisdatenbank ist es nicht geeignet. Der Grund: GAEB-Online 2025 regelt das gleichzeitige Schreiben über eine kleine Sperrdatei im selben Ordner. Ein Windows-Server oder Windows-PC behandelt diese Sperre zuverlässig. Viele NAS-Geräte setzen die dafür nötigen Datei-Regeln nicht korrekt um. Im ungünstigsten Fall droht dort ein Datenverlust in der Datenbank.
Alle Arbeitsplätze brauchen auf der Freigabe das Recht zum Lesen, zum Schreiben und zum Anlegen von Unterordnern. Den Unterordner benötigt das Programm für automatische Sicherungen (Ordner _backups).
Außerdem benötigen Sie ein gültiges KI-Abo. Verwenden Sie möglichst eine kabelgebundene Netzwerkverbindung – WLAN-Unterbrechungen können beim Speichern zu Fehlern führen.
Was auf den Server gehört – und was nicht
Auf die Freigabe kommt nur die Datenbankdatei gaebItems.db und der automatisch angelegte Unterordner _backups.
Die KI-Modelldateien im Ordner %LocalAppData%\GAEBOnline\ML\ bleiben lokal auf jedem Arbeitsplatz. Das Programm lädt sie einmalig automatisch herunter. Sie sind auf allen Rechnern gleich und müssen nicht geteilt werden. Verschieben Sie diesen Ordner nicht auf den Server.
Einrichten
1. Legen Sie auf dem Server einen Ordner für die KI-Preisdatenbank an und geben Sie ihn als Windows-Freigabe frei. Vergeben Sie für alle Arbeitsplätze die Rechte Lesen, Schreiben und Unterordner anlegen. Ein Beispielpfad ist \\SERVER\Freigabe\GAEB-KI.
2. Verbinden Sie die Arbeitsplätze mit der Freigabe. Am zuverlässigsten ist ein verbundenes Netzlaufwerk (zum Beispiel Z:), alternativ der UNC-Pfad (\\SERVER\Freigabe\GAEB-KI).
3. Öffnen Sie an einem Arbeitsplatz das Register KI-PreisNavigator und dort KI-Optionen…. Stellen Sie das Feld KI-Daten Verzeichnis (rechts oben) über die Ordner-Schaltfläche auf die Netzwerkfreigabe und bestätigen Sie mit OK. Die vorhandenen Preisdaten dieses Arbeitsplatzes werden dabei einmalig in die Freigabe übernommen.
4. Stellen Sie an jedem weiteren Arbeitsplatz in den KI-Optionen das KI-Daten Verzeichnis auf denselben Netzwerkordner.
5. Prüfen Sie die Einrichtung: Lernen Sie an Arbeitsplatz 1 einen Testpreis ein und sehen Sie an Arbeitsplatz 2 nach, ob er erscheint. In der Freigabe sollte die Datei gaebItems.db und der Unterordner _backups liegen, aber keine Dateien gaebItems.db-wal oder gaebItems.db-shm.
Geeignet und ungeeignet
Geeignet: Windows Server (2016, 2019, 2022) mit SMB-Dateifreigabe. Ebenso ein Windows-10- oder Windows-11-PC als Freigabe-Rechner, sofern er während der Arbeit eingeschaltet und im Netzwerk erreichbar ist. Verwenden Sie eine kabelgebundene Verbindung.
Nicht geeignet, weil die nötigen Dateisperren fehlen oder unzuverlässig sind:
NAS-Geräte (zum Beispiel Synology, QNAP, Western Digital).
Cloud-Synchronisationsdienste wie Dropbox, OneDrive, Google Drive oder iCloud. Sie synchronisieren zeitversetzt; bei gleichzeitigem Zugriff entstehen widersprüchliche Stände oder Konfliktkopien.
WebDAV-Laufwerke, FTP/SFTP als Netzlaufwerk sowie VPN-Verbindungen mit hoher Latenz oder häufigen Abbrüchen.
Freigabe auf einem Windows-PC einrichten
Haben Sie keinen Server, nutzen Sie einen normalen Windows-10- oder Windows-11-PC als Freigabe-Rechner. Dieser PC muss während der Arbeit eingeschaltet und im Netzwerk erreichbar sein.
1. Legen Sie auf dem Freigabe-PC einen Ordner an, zum Beispiel C:\GAEB-KI-Preise.
2. Klicken Sie den Ordner mit der rechten Maustaste an, wählen Sie Eigenschaften und die Registerkarte Freigabe. Klicken Sie auf Erweiterte Freigabe, setzen Sie den Haken bei Diesen Ordner freigeben und vergeben Sie einen Freigabenamen. Vergeben Sie unter Berechtigungen für die betreffenden Benutzer den Zugriff Lesen/Schreiben und bestätigen Sie mit OK.
3. Aktivieren Sie unter Systemsteuerung → Netzwerk- und Freigabecenter → Erweiterte Freigabeeinstellungen im Profil Privat die Punkte Netzwerkerkennung aktivieren und Datei- und Druckerfreigabe aktivieren. Die passende Firewall-Regel setzt Windows dabei automatisch; Ports müssen Sie in der Regel nicht von Hand öffnen.
4. Ermitteln Sie den Computernamen des Freigabe-PCs (Rechtsklick auf Dieser PC → Eigenschaften → Gerätename, zum Beispiel BUERO-PC). Der Pfad zur Freigabe lautet dann \\BUERO-PC\GAEB-KI-Preise.
5. Verbinden Sie die anderen Arbeitsplätze mit dieser Freigabe – am zuverlässigsten als Netzlaufwerk (zum Beispiel Z:), alternativ über den UNC-Pfad. Stellen Sie danach in den KI-Optionen das KI-Daten Verzeichnis auf diese Freigabe (siehe Abschnitt „Einrichten“).
💡 Tipp: Verwenden Sie einen Laufwerksbuchstaben (Z:), wenn sich der Computername ändern kann; verwenden Sie den UNC-Pfad (\\BUERO-PC\…), wenn der Name gleich bleibt.
So läuft das Speichern (Rückspeichern)
Wenn Preise in die gemeinsame Datenbank geschrieben werden, zum Beispiel beim Einlernen aus einem bepreisten Leistungsverzeichnis, gilt eine einfache Regel:
1. Der Arbeitsplatz, der gerade speichert, setzt für die kurze Dauer des Schreibvorgangs eine Sperre auf die Datenbank.
2. So schreibt zu jedem Zeitpunkt immer nur ein Arbeitsplatz. Das verhindert, dass sich zwei Arbeitsplätze gegenseitig überschreiben oder die Datei beschädigen.
3. Nach dem Speichern wird die Sperre sofort wieder freigegeben. Die anderen Arbeitsplätze können jederzeit lesen.
Die Meldung „Datenbank wird gerade verwendet“
Speichern zwei Arbeitsplätze zufällig im selben Moment, wartet der zweite zunächst einen Augenblick. Ist die Datenbank dann immer noch belegt, erscheint diese Meldung:
„Die Preisdatenbank wird gerade von einem anderen Arbeitsplatz verwendet. Bitte einen Moment warten und den Vorgang erneut starten.“
Das ist kein Fehler, und es wurde nichts gespeichert. Warten Sie einen Moment und starten Sie den Vorgang erneut. Da gemeinsames Speichern selten genau gleichzeitig passiert, tritt die Meldung im Alltag nur vereinzelt auf.
Datensicherung
GAEB-Online 2025 legt vor jedem größeren Schreibvorgang automatisch eine Sicherungskopie an und behält bis zu drei Versionen im Ordner _backups neben der Datenbankdatei.
Nehmen Sie den Netzwerkordner mit der Preisdatenbank zusätzlich in Ihre reguläre Datensicherung auf, zum Beispiel mit Windows Server Backup, Acronis oder Veeam.
Log-Datei bei Problemen
GAEB-Online 2025 schreibt ein Protokoll in den Ordner C:\temp. Die Datei heißt GaebOnline mit dem jeweiligen Datum, zum Beispiel GaebOnline20260925.log. Es werden die letzten Tage aufbewahrt.
Wenn im Netzbetrieb etwas nicht rund läuft, sehen Sie zuerst dort nach. Wichtig ist ein Warnhinweis, dass die Datenbank nicht in den Netz-Modus umgestellt werden konnte. Erscheint dieser, prüfen Sie die Freigabe und die Schreibrechte, und stellen Sie sicher, dass es sich nicht um ein NAS handelt.
Fehlerbehebung
„…wird gerade von einem anderen Arbeitsplatz verwendet“: Ein anderer Arbeitsplatz schreibt gerade. Warten Sie einen Moment und starten Sie den Vorgang erneut. Tritt die Meldung häufig auf, prüfen Sie die Netzwerkverbindung.
Der Datenordner ist nicht erreichbar: Die Netzwerkfreigabe ist getrennt. Prüfen Sie Netzwerk und Freigabe.
Preise an Arbeitsplatz 2 erscheinen nicht: Prüfen Sie, ob an beiden Arbeitsplätzen dasselbe KI-Daten Verzeichnis eingestellt ist.
Es wird kein Ordner _backups angelegt: Dem Benutzerkonto fehlt das Recht, im Netzwerkordner Unterordner anzulegen. Prüfen Sie die Freigabe-Berechtigungen.
Datenbank wiederherstellen: Schließen Sie das Programm auf allen Arbeitsplätzen. Kopieren Sie die aktuelle Sicherungsdatei aus dem Ordner _backups, benennen Sie die alte Datei um und legen Sie die Kopie als gaebItems.db im Netzwerkordner ab. Starten Sie das Programm neu.
Grenzen
Dieser Netzbetrieb ist für gelegentliches gemeinsames Speichern mit wenigen Arbeitsplätzen ausgelegt, wie es im Baualltag üblich ist.
