Mit dem Angebotsassistenten erstellen Sie Ihr Angebot in wenigen Schritten. Der Assistent erzeugt eine DA84-Datei und auf Wunsch zusätzlich das Angebot als PDF. Beides leiten Sie anschließend per E-Mail oder über die Cloud von Microsoft OneDrive an den Auftraggeber weiter. Das spart Ihnen Zeit.
⚠️ Wichtig: Der Auftraggeber muss das Angebot in dem Format erhalten, das er gefordert hat. Klären Sie deshalb vor der Angebotsabgabe verbindlich ab, welches Format er erwartet. So vermeiden Sie Streit im Nachhinein. Achten Sie dabei immer auf die Angaben im Angebotsschreiben. Sind Sie unsicher, senden Sie dem Auftraggeber sowohl das Angebot als PDF (mit Signatur) als auch die passende GAEB DA84.
So gehen Sie vor
1. Öffnen Sie den Assistenten im Menü Import/Export mit dem Befehl Angebot senden.
2. Wählen Sie im ersten Schritt den Versandweg. Sie haben zwei Möglichkeiten: Versand per E-Mail oder Versand über die Cloud, also über Microsoft OneDrive.
3. Entscheiden Sie im nächsten Schritt, ob Sie Ihr Angebot als DA84 oder als PDF verschicken. Sie können auch beides zusammen wählen. Ihr Auftraggeber erhält dann die DA84 für sein AVA-System und zusätzlich ein PDF-Exemplar, wenn Sie möchten mit Signatur.
Der Assistent erzeugt die DA84 immer im selben Format wie die zuvor geöffnete DA83 (LV). Haben Sie zum Beispiel eine X83 als GAEB XML geöffnet und dort Preise erfasst, entsteht automatisch eine X84 als GAEB XML. Das spart Ihnen Zeit und Arbeit.
4. Wählen Sie die Ausgabe als PDF, öffnet sich jedes Mal auch der Druckdialog. Dort legen Sie fest, wie das Angebot als PDF erzeugt wird.
Versand per E-Mail
Leiten Sie die Daten per E-Mail weiter, öffnet sich Ihr E-Mail-Programm automatisch. Sie versenden dann die zuvor im Assistenten ausgewählten Daten. Dabei öffnet sich immer das E-Mail-Programm, das auf Ihrem Computer mit der Dateiendung *.eml verknüpft ist. Das Anschreiben an den Auftraggeber können Sie in der E-Mail frei verändern.
Versand per OneDrive
Haben Sie im Assistenten die Option „per Cloud versenden“ gewählt, öffnet sich als Nächstes die Anmeldung zu Ihrem Konto bei Microsoft OneDrive. Sie haben noch kein Konto? Als Teil Ihrer Installation von Microsoft 365 steht Ihnen ein kostenloses OneDrive mit bis zu 5 GB Speicher zur Verfügung. Weitere Einzelheiten zu Microsoft OneDrive finden Sie auf dieser Webseite: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/free-online-cloud-storage/
Sobald Sie sich bei Microsoft OneDrive angemeldet haben, öffnet sich automatisch das E-Mail-Programm, das mit der Dateiendung .eml verknüpft ist. In dieser E-Mail stehen Links zu Ihrem Microsoft OneDrive. Ihr Auftraggeber lädt die Daten damit direkt aus der E-Mail herunter. Anders als beim reinen E-Mail-Versand gehen hier keine Dateien an den Empfänger, sondern nur Links. Das hilft besonders bei umfangreichen Angeboten. Sehr große Dateien lassen sich oft nicht per E-Mail versenden oder empfangen.
Das Anschreiben an den Auftraggeber können Sie in der E-Mail frei verändern.
E-Mail-Programm wird nicht gefunden?
Unter Windows finden Sie so heraus, welches Programm mit der Dateiendung „*.eml“ verknüpft ist:
1. Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem die Datei mit der Endung „*.eml“ liegt. Der Assistent speichert diese Datei immer im temporären Ordner Ihres Benutzerprofils (%temp%).
2. Klicken Sie die Datei „*.eml“ mit der rechten Maustaste an.
3. Wählen Sie im Kontextmenü „Öffnen mit“ oder „Open with“.
4. Windows zeigt Ihnen eine Liste mit Programmen, die mit der Datei verknüpft sein können.
5. Steht das gewünschte Programm in der Liste, klicken Sie es an. Das Programm öffnet damit die Datei.
Wie finde ich den temporären Ordner meines Benutzerprofils?
Der Assistent speichert die Datei „*.eml“ immer im temporären Ordner Ihres Benutzerprofils (%temp%). Diesen TEMP-Ordner öffnen Sie in Windows über die Umgebungsvariable „%temp%“. Sie verweist auf den temporären Ordner Ihres Benutzerprofils.
So öffnen Sie den TEMP-Ordner über die Umgebungsvariable:
1.Drücken Sie die Tastenkombination „Win + R“. Das Dialogfeld „Ausführen“ öffnet sich.
2.Geben Sie „%temp%“ in das Feld ein und drücken Sie die „Enter“-Taste.
3.Ein Explorer-Fenster öffnet sich und führt Sie direkt zum TEMP-Ordner Ihres Benutzerprofils.
Dort greifen Sie auf den TEMP-Ordner zu und setzen die Dateiverknüpfung für *.eml.
