Die Excel-Datei oder OpenOffice-Datei benötigt immer einen festen Spaltenaufbau. Die OZ (Positionsnummern) in der Excel-Datei müssen für den Import/Konvertierung immer fortlaufend sein. Haben Sie in der Excel-Tabelle mehrere Arbeitsblätter, so werden immer die Daten aus dem ersten Arbeitsblatt importiert.
Lesen Sie unbedingt auch das Thema Häufige Fehler und Import Testen.
Eingelesen werden die folgenden Spalten:
•OZ
•PosArt
•Kurztext
•Menge
•Einheit
•EP
•GP*
•Langtext
Diese zuvor genannten Namen müssen jeweils in der ersten Zeile einer Tabelle vorhanden sein. Die Reihenfolge der Anordnung der Spalten spielt keine Rolle. Nur die OZ muss immer zuerst in der Spalte A stehen. Neben der OZ ist auch die Spalte PosArt und die Preiszeile EP wichtig - lesen Sie hierzu den Abschnitt der Positionsarten.
Mit der Installation von "GAEB-Online 2023" wird eine Musterdatei auf Ihrem Computer installiert. Sie finden diese Musterdatei über Start | Programmgruppe "GAEB-Online 2023" dort im Ordner Import Muster oder als Link mit dem Namen "GAEB-Online - Link zu Import Muster" auf Ihrem Desktop. Mit dieser Datei können Sie den Import testen, oder Sie können diese Datei als Vorlage für Ihre Excel-Daten nutzen.
Das Setup installiert die Musterdateien für den Benutzer in den Ordner "C:\Users\<Username>\AppData\Roaming\"GAEB-Online 2023"\Muster_Import", wobei <Username> dann der von Ihnen verwendete Benutzername an diesem Computer ist.
Gesamtpreis GP
Da der Gesamtpreis beim Import aus Menge * Einheitspreis errechnet wird, ist es nicht erforderlich eine Spalte GP in der Excel-Datei aufzunehmen.
Nummerierung in Excel (OZ)
Die OZ (Positionsnummern) in der Excel-Datei müssen für den Import/Konvertierung immer fortlaufend sein. Es dürfen keine Hierarchiestufen oder Abschnitte fehlen (ausgelassene Hierarchiestufen). Wichtig ist hierbei, dass Sie bei jedem Abschnitt immer mit einer neuen Nummer beginnen. Neben der OZ ist daher auch die Spalte PosArt wichtig. Ist der Aufbau der OZ nicht korrekt, zeigt "GAEB-Online 2023" folgende Meldung an:
Beispiel 1: Mit einer Stufe und zweistelliger Position
---- Richtig ---- |
---- Falsch ---- |
---- Falsch ---- |
||||||
01 |
A |
Abschnitt 1 |
A |
Abschnitt 1 |
1 |
A |
Abschnitt 1 |
|
01.01 |
N |
Position 1 |
1 |
N |
Position 1 |
2 |
N |
Position 1 |
01.02 |
N |
Position 2 |
2 |
N |
Position 2 |
3 |
N |
Position 2 |
02 |
A |
Abschnitt 2 |
A |
Abschnitt 2 |
4 |
A |
Abschnitt 2 |
|
02.01 |
N |
Position 1 |
3 |
N |
Position 1 |
5 |
N |
Position 1 |
02.02 |
N |
Position 2 |
4 |
N |
Position 2 |
6 |
N |
Position 2 |
03 |
A |
Anschnitt 3 |
A |
Anschnitt 3 |
7 |
A |
Abschnitt 3 |
|
03.01 |
N |
Position 1 |
5 |
N |
Position 1 |
8 |
N |
Position 1 |
Beispiel 2: Mit zwei Stufen und 3 stelliger Position
01 |
A |
Abschnitt Stufe 1 |
01.01 |
A |
Abschnitt Stufe 2 |
01.01.010 |
N |
Position 1 |
02 |
A |
Abschnitt Stufe 1 |
02.01 |
A |
Abschnitt Stufe 2 |
02.02.010 |
N |
Position 1 |
02.02.020 |
N |
Position 2 |
02.02.030 |
N |
Position 3 |
Achtung: Formatieren Sie die Spalte OZ in Excel immer linksbündig!
Achtung: Die OZ hat niemals einen Punkt am Ende!
OZ mit Index
Nach den GAEB-Regelungen ist es möglich Positionsnummern mit einem einstelligen Index (z.B. 01.02.0500.A) zu versehen. Der Index ist immer nur einstellig und kann nur aus Ziffern von "0-9", oder aus Buchstaben von "A-Z" bestehen. (Keine Sonderzeichen, Keine Umlaute).
Wenn Sie dies in Excel abbilden möchten, dann muss der Index nach der Positionsnummer (OZ) in Excel mit einem Minuszeichen angefügt werden.
Aus der Positionsnummer (OZ) in Excel "01.01.010-A" wird dann in der GAEB-Datei die Positionsnummer (OZ) "01.01.010.A". Ein Beispiel hierzu finden Sie in der mitgelieferten Musterdatei.
Führende Null beachten
Wir empfehlen grundsätzlich, Bereiche und Positionen mit führenden Nullen in Excel zu erzeugen. Nur damit kann beim Import die passende OZ-Struktur für die GAEB-Datei gesetzt werden! Haben sie zum Beispiel mehr als 9 Bereiche (damit zweistellig) in der ersten Stufe (Titel, Gewerk) dann ist die Nummer für den ersten Bereich in Excel nicht "1" sondern "01". Bei Positionen verfahren Sie entsprechend. Hat Ihr LV mehr als 99 Positionen (damit dreistellig), dann ist die erste Position nicht die "1" sondern die "001". Lesen Sie auch das Thema Häufige Fehler.
Mehrere Arbeitsblätter in Excel?
Haben Sie in der Excel-Tabelle mehrere Arbeitsblätter, so importiert "GAEB-Online 2023" immer die Daten aus dem ersten Arbeitsblatt.
Nutzen Sie die Musterdatei
Wenn Sie nicht lange probieren möchten, dann nutzen Sie für den Import die von uns mitgelieferte Musterdatei, löschen Sie deren Inhalte und kopieren Sie Ihre Inhalte dort hinein.
Nutzen Sie die Testfunktion
Wenn Sie zum ersten mal eine Excel-Datei in eine GAEB-Datei wandeln, nutzen Sie auf jeden Fall die Funktion Import Testen.
Keine ausgelassenen Hierarchiestufen
 |
Der Excel Import kann keine ausgelassenen Hierarchiestufen. Es dürfen in der Excel-Tabelle daher keine Hierarchiestufen oder Abschnitte fehlen! Lesen Sie auch das Thema Häufige Fehler beim Excel-Import. |
Häufige Fehler beim Excel-Import
Lesen Sie hierzu die Abschnitte:
