Aufbau der Excel-Datei

Die Excel-Datei oder OpenOffice-Datei benötigt einen festen Spaltenaufbau. Die OZ (Positionsnummern) in der Excel-Datei müssen für den Import/Konvertierung immer fortlaufend sein. Haben Sie in der Excel-Tabelle mehrere Arbeitsblätter, so werden immer die Daten aus dem ersten Arbeitsblatt importiert. Lesen Sie auch das Thema Häufige Fehler.

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Eingelesen werden die folgenden Spalten:

OZ
PosArt
Kurztext
Menge
Einheit
EP
GP*
Langtext

Diese zuvor genannten Namen müssen jeweils in der ersten Zeile einer Tabelle vorhanden sein. Die Reihenfolge der Anordnung der Spalten spielt keine Rolle.

Mit der Installation von GAEB-Online 2018 wird eine Musterdatei auf Ihrem Computer installiert. Sie finden diese Musterdatei über Start | Programmgruppe GAEB-Online 2018 dort im Ordner Import Muster oder als Link mit dem Namen "GAEB-Online - Link zu Import Muster" auf Ihrem Desktop. Mit dieser Datei können Sie den Import testen, oder Sie können diese Datei als Vorlage für Ihre Excel-Daten nutzen.

Das Setup installiert die Musterdateien für den Benutzer in den Ordner "C:\Users\<Username>\AppData\Roaming\GAEB-Online 2018\Muster_Import", wobei <Username> dann der von Ihnen verwendete Benutzername an diesem Computer ist.

Gesamtpreis GP

Da der Gesamtpreis beim Import aus Menge * Einheitspreis errechnet wird, ist es nicht erforderlich eine Spalte GP in der Excel-Datei aufzunehmen.

Nummerierung in Excel (OZ)

Die OZ (Positionsnummern) in der Excel-Datei müssen für den Import/Konvertierung immer fortlaufend sein. Es dürfen keine Hierarchiestufen oder Abschnitte fehlen (ausgelassene Hierarchiestufen). Wichtig ist hierbei, dass Sie bei jedem Abschnitt immer mit einer neuen Nummer beginnen. Ist der Aufbau der OZ nicht korrekt, zeigt GAEB-Online 2018 folgende Meldung an:

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Beispiel 1: Mit einer Stufe und zweistelliger Position

---- Richtig ----

---- Falsch ----

---- Falsch ----

01

A

Abschnitt 1


A

Abschnitt 1

1

A

Abschnitt 1

01.01

N

Position 1

1

N

Position 1

2

N

Position 1

01.02

N

Position 2

2

N

Position 2

3

N

Position 2

02

A

Abschnitt 2


A

Abschnitt 2

4

A

Abschnitt 2

02.01

N

Position 1

3

N

Position 1

5

N

Position 1

02.02

N

Position 2

4

N

Position 2

6

N

Position 2

03

A

Anschnitt 3


A

Anschnitt 3

7

A

Abschnitt 3

03.01

N

Position 1

5

N

Position 1

8

N

Position 1

Beispiel 2: Mit zwei Stufen und 3 stelliger Position

01

A

Abschnitt Stufe 1

01.01

A

Abschnitt Stufe 2

01.01.010

N

Position 1

02

A

Abschnitt Stufe 1

02.01

A

Abschnitt Stufe 2

02.02.010

N

Position 1

02.02.020

N

Position 2

02.02.030

N

Position 3

OZ mit Index

Nach den GAEB-Regelungen ist es möglich Positionsnummern mit einem einstelligen Index (z.B. 01.02.0500.A) zu versehen. Der Index ist immer nur einstellig und kann nur aus Ziffern von "0-9", oder aus Buchstaben von "A-Z" bestehen. (Keine Sonderzeichen, Keine Umlaute).

Wenn Sie dies in Excel abbilden möchten, dann muss der Index nach der Positionsnummer (OZ) in Excel mit einem Minuszeichen angefügt werden.

Aus der Positionsnummer (OZ) in Excel "01.01.010-A" wird dann in der GAEB-Datei die Positionsnummer (OZ) "01.01.010.A". Ein Beispiel hierzu finden Sie in der mitgelieferten Musterdatei.

Führende Null beachten

Wir empfehlen grundsätzlich, Bereiche und Positionen mit führenden Nullen in Excel zu erzeugen. Nur damit kann beim Import die passende OZ-Struktur für die GAEB-Datei gesetzt werden! Haben sie zum Beispiel mehr als 9 Bereiche (damit zweistellig) in der ersten Stufe (Titel, Gewerk) dann ist die Nummer für den ersten Bereich in Excel nicht "1" sondern "01". Bei Positionen verfahren Sie entsprechend. Hat Ihr LV mehr als 99 Positionen (damit dreistellig), dann ist die erste Position nicht die "1" sondern die "001".

Mehrere Arbeitsblätter in Excel?

Haben Sie in der Excel-Tabelle mehrere Arbeitsblätter, so importiert GAEB-Online 2018 immer die Daten aus dem ersten Arbeitsblatt.

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Nutzen Sie die Musterdatei

Wenn Sie nicht lange probieren möchten, dann nutzen Sie für den Import die von uns mitgelieferte Musterdatei, löschen Sie deren Inhalte und kopieren Sie Ihre Inhalte dort hinein.

Keine ausgelassenen Hierarchiestufen

Achtung: Der Excel Import kann keine ausgelassenen Hierarchiestufen. Es dürfen in der Excel-Tabelle daher keine Hierarchiestufen oder Abschnitte fehlen!

Häufige Fehler beim Excel-Import

Lesen Sie hierzu die Abschnitte:

OZ wurde nicht gefunden

Gliederung stimmt nicht

OZ nicht aufsteigend